Wie man die Arbeitszeiterfassungspflicht optimal umsetzt
Als Unternehmer stellt man sich immer wieder die Frage, was zu tun ist, um den gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung zu entsprechen. Im September 2022 bestätigte ein BAG-Urteil die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Seitdem ist klar, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Diese Klarheit der Rechtslage verunsichert viele Unternehmen und andere haben sich noch nicht damit auseinandergesetzt.
Arbeitszeiterfassung: Was ist jetzt genau Pflicht?
Bei der Arbeitszeiterfassung müssen sämtliche Mitarbeiter erfasst werden, egal ob sie als Vollzeit- oder Teilzeitkräfte oder als Leiharbeiter beschäftigt sind. Die Erfassung muss lückenlos erfolgen, d.h. es muss dokumentiert werden, wann der Mitarbeiter mit der Arbeit begonnen hat, wie lange die Pausen waren und wann er die Arbeit beendet hat.
Diese Dokumentation muss laut Gesetzgeber „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Das bedeutet, dass man zum Beispiel auch im Falle einer Kontrolle durch das Finanzamt nachweisen können muss, dass man die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten hat.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Rechtlich zulässig ist die Erfassung handschriftlich auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder aber mit einem Zeiterfassungstool. Wichtig ist, dass die Daten korrekt und lückenlos erfasst werden.
Aufgrund der Vielzahl an Vorteilen ist eine digitale Erfassung für Unternehmer sicher die beste Methode. Eine Software ermöglicht nicht nur dem Arbeitgeber und -nehmer eine einfache und effiziente Dokumentation, sondern beugt auch Missverständnisse und Streitigkeiten über die tatsächlich geleisteten Zeiten vor.
Was zählt zur Arbeitszeit und was nicht?
Die Arbeitszeit beschreibt den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer seiner Arbeit nachgehen muss. Grundsätzlich beginnt und endet die Arbeitszeit mit dem Betreten und Verlassen des Firmengeländes. Dazu zählen aber auch Dienstreisen und Arbeiten außerhalb des Betriebsgeländes, solange diese im Rahmen der Arbeit stattfinden.
Sogenannte Rüstzeiten, z.B. das Einrichten des Arbeitsplatzes, zählen zur Arbeitszeit dazu.
Umkleidezeiten, Wegezeiten und Waschzeiten müssen nicht, aber können Teil der Arbeitszeit sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. So zum Beispiel wenn es zur Ausübung der Tätigkeit zwingend erforderlich ist, bestimmte Kleidung anzuziehen oder aus hygienischen Gründen nach der Arbeit zu duschen.
Kaffee- und Toilettenpausen werden normalerweise nicht als Arbeitszeit angerechnet, da sie als Teil des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers betrachtet werden. Allerdings sollten Arbeitnehmer nicht zu viel Zeit für solche Pausen aufwenden, da dies unter Umständen zu einer Kündigung führen kann.
Raucherpausen sind rechtliche Grauzonen, aber grundsätzlich nicht als Arbeitszeit anzusehen. Laut Gesetz gilt eine Pause erst ab einer Zeit von 15 Minuten als richtige Pause. Daher sollten Arbeitnehmer, die rauchen möchten, dies während ihrer regulären Pausen tun.
Insgesamt ist es wichtig, dass Angestellte die Bestimmungen und Grundsätze der Arbeitszeit kennen und befolgen, da eine Missachtung zu einer Kündigung führen kann.
Wie finde ich das passende Zeiterfassungsmodell für meine Unternehmen?
Ein effizientes Zeiterfassungsmodell zu finden, ist ein sehr individueller Prozess. Denn es muss den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Nicht jedes Modell ist für jedes Unternehmen geeignet. Wie also findet man die passende Lösung für den jeweiligen Bedarf?
Vor allen Dingen ist die Anzahl der Mitarbeiter, die das Zeiterfassungsmodell verwenden werden, entscheidend. Je mehr Mitarbeiter, desto komplexer das System. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten wird ggf. eine andere Form der Zeiterfassung benötigen als ein Unternehmen mit einem einzigen Standort. Gibt es feste Kernzeiten oder bietet sich an, Vertrauensarbeitzeit einzuführend? Es ist auch wichtig, die Arbeitszeitmodelle zu kennen, die im Unternehmen Anwendung finden. Für Mitarbeiter im Homeoffice muss die Zeiterfassung genauso reibungslos und korrekt ablaufen wie für Arbeitnehmer im Schichtdienst.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die IT-Umgebung des Unternehmens. Viele Zeiterfassungsmodelle sind an die IT-Infrastruktur des Unternehmens gebunden und müssen an die IT-Sicherheitsrichtlinien angepasst werden. In diesem Zusammenhang müssen Sie entscheiden, ob Sie eine On-Premise-Lösung verwenden möchten, die eine lokale Infrastruktur benötigt, oder ein Cloud-basiertes Zeiterfassungssystem.
All diese genannten Kriterien fließen in die Erstellung eines Entscheidungsrasters, um die verschiedenen Zeiterfassungsmodelle zu vergleichen. Dabei sollten Kosten, Funktionalität, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und Kundensupport berücksichtigt werden. Ein gutes Zeiterfassungsmodell entspricht zudem den Compliance-Anforderungen des Unternehmens.
Stundenzettel, Excel oder App – Welche Methode ist die richtige für mein Unternehmen?
Über die Art, wie Arbeitszeiten erfasst werden, gibt es soweit (noch) keine gesetzlichen Regelungen. Entscheidend ist lediglich, dass alle Zeiten korrekt erfasst werden und diese Daten leicht zugänglich und verwendbar sind. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, reichen traditionelle Methoden der Zeiterfassung, wie handschriftliche Stundenzettel oder Stempelkarten, aus oder lohnt es sich auf moderne digitale Methoden umzusteigen.
Die Standardisierung und Digitalisierung der Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen zu erwarten. Allerdings ist es nicht immer einfach, die richtige Methode für die Zeiterfassung zu finden. Es gibt viele verschiedene Optionen, von Excel-Tabellen bis hin zu Cloud-basierten Zeiterfassungssystemen.
Excel-Tabellen sind eine pragmatische und kostengünstige Option für kleine Unternehmen mit einigen wenigen Mitarbeitern, da sie leicht zu pflegen sind. Allerdings sind sie nicht sehr flexibel und die Ergebnisse sind schwer zu übertragen. Abwesenheiten und kurzfristige Eintragungen machen diese Lösung schnell unübersichtlich. Außerdem können sie nicht zuverlässig mehrere Standorte, verschiedene Arbeitszeitmodelle und verschiedene Arten von Zeiterfassungsdaten verarbeiten.
Eine effizientere Option für alle Unternehmensgrößen sind automatisierte Zeiterfassungssysteme, die die Zeiterfassungsdaten in Echtzeit abbilden und speichern. Diese Systeme bieten viele Funktionen, einschließlich automatischer Erinnerungen an Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. Sie bieten auch detaillierte Berichte und Statistiken, die eine effiziente Überwachung der Arbeitszeit ermöglichen. Außerdem können diese Systeme Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer definieren und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verarbeiten.
Ein weiterer Vorteil dieser automatisierten Systeme ist, dass die Daten DSGVO-konform gespeichert werden und leicht übertragbar sind, d.h. Unternehmen die Daten leicht auswerten und für verschiedene Zwecke verwenden können.
Zeiterfassung und Datenschutz: Was ist zu beachten?
Auch beim Thema Arbeitszeiterfassung gilt es die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Schließlich sind Arbeitszeiten ebenfalls personenbezogene Daten und unterliegen somit dem Bundesdatenschutzgesetzes.
Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, müssen Unternehmen die folgenden Maßnahmen ergreifen:
• Zutritts- und Zugangskontrolle: Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Arbeitszeiterfassungssystemen (Software) und Datenverarbeitungsanlagen (Server) haben.
• Verfügbarkeitskontrolle: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten jederzeit verfügbar und vor Zerstörung geschützt sind.
• Zweckgebundene Verarbeitung: Die Daten dürfen nur für den Zweck der Zeiterfassung und stets getrennt verarbeitet werden.
• Weitergabekontrolle: Die Daten dürfen nur bestimmten Personen zugänglich gemacht und bei jeder Übertragung vor Unbefugten gesichert werden.
• Eingabekontrolle: Die Eingabe der Daten in das Arbeitszeiterfassungssystem muss klar und eindeutig einer Person zugeordnet werden können.
In Bezug auf die Datensicherheit müssen Unternehmen regelmäßig Backup- und Sicherheitsmaßnahmen durchführen.
Ausblick zur Rechtslage: Wie geht es weiter?
Das BAG-Urteil hat die Verpflichtung, Arbeitszeiten zu erfassen, noch einmal untermauert. Es wurde als eine wichtige Maßnahme zur Gewährleistung eines fairen Lohns und zur Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften betrachtet. Was hingegen noch fehlt, sind genaue Regelungen zu Art und Umfang der Arbeitszeiterfassung. Bis Ende des ersten Quartals 2023 soll es dazu einen Gesetzentwurf geben, der das definiert.
So soll es Ausnahmeregelungen für bestimmte Berufe und Branchen geben. Beispielsweise können Unternehmen, die in der Landwirtschaft tätig sind, von der Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems befreit werden.
Es muss geregelt werden, welche Behörden für die Prüfung, ob Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, zuständig sind und welche Sanktionen sonst drohen, z.B. Geldstrafen.
Noch ist nicht klar, wie die Einhaltung der Richtlinien geprüft werden soll. Allein aus diesem Grund empfiehlt es sich, digitale Zeiterfassungssysteme zu nutzen. Höchstwahrscheinlich werden standardisierte Prüfverfahren zum Einsatz kommen, die manuelle Methoden der Arbeitszeiterfassung kategorisch ausschließen.
