Digitale Personalakte
Organisieren Sie Mitarbeiterdaten, Dokumente und Reports zentral, sicher und jederzeit mobil verfügbar. Automatisierte Workflows und Self Service entlasten die Personalabteilung und schaffen Zeit für Ihre Mitarbeitenden.
Abwesenheiten verwalten Sie mit HR Puls in wenigen Klicks
Urlaub, Krankheit und Fehlzeiten einfach per Self-Service melden und automatisch in der Zeiterfassung abbilden.
Bereits mehr als 1 Million Nutzer
Krankmeldung per Smartphone und AU direkt hochladen
Beschäftigte können via Self-Service Fehlzeiten erfassen und die Führungskraft und HR werden direkt informiert. Falls eine AU erforderlich ist, kann diese ebenfalls direkt hochgeladen werden. Sollten Beschäftigte das Einreichen der AU vergessen, werden automatisch Erinnerungen versendet.
Vertretungen direkt festlegen
Bei der Beantragung des Urlaubs können Vertreter direkt ausgewählt werden. Diese erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit dem Zeitraum der Abwesenheit des Antragstellers. Optional kann der Antragsteller Details zur Abwesenheit im Kommentarfeld angeben. In der Zeiterfassung sind die Abwesenheiten direkt sichtbar.
Unterbesetzung im Unternehmen vermeiden
Beschäftigte können die Urlaubsplanung der Kollegen einsehen und somit ihre Urlaubsplanung erleichtern. Das Urlaubskonto zeigt den aktuellen Saldo und mit nur einem Klick können Beschäftigte einen Urlaub beantragen. Je nach Berechtigung können Führungskräfte und HR die Urlaubsanträge einsehen, prüfen, genehmigen oder mit Kommentar ablehnen.
Urlaubssalden auswerten und vergleichen
Die Urlaubshistorie und alle relevanten Kennzahlen sind tabellarisch je nach Berechtigung je Team, Abteilung oder Geschäftsbereich für die Führungskraft oder HR einsehbar. Berichte können gefiltert oder nach Wunsch modifiziert werden.
ADKL hat Abwesenheiten durch Urlaub und Krankheit viel besser im Blick
ADKL reduziert mit HR Puls den administrativen Aufwand für Teammitglieder, Führungskräfte und HR. Alle nutzen die Software gerne, weil sie selbsterklärend und einfach zu bedienen ist.
Für ADKL stehen die Themen Digitalisierung und zukunftsgerichtete Beratung oben auf der Agenda. Natürlich spielen dabei auch alle HR Prozesse eine besondere Rolle. Mit HR Puls haben wir eine perfekte Lösung gefunden, um den administrativen Aufwand für Teammitglieder, Führungskräfte und HR zu reduzieren und zu vereinfachen. Gleichzeitig haben wir einen viel besseren Überblick über Stamm- und Lohndaten, urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten oder die Weiterentwicklung unserer Teams. Alle nutzen die Software wirklich gerne, weil sie selbsterklärend und einfach zu bedienen ist.
Mihrican DumanHR Manager, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB
Alle Funktionen der Abwesenheitsverwaltung
DSGVO-Konformität
Sicheres und einfaches Einhalten der aktuellen Datenschutzvorschriften.
Benchmarks
Über interne und externe Benchmarks erhöhte Abwesenheiten vermeiden.
Abstimmungsprozesse
Legitimationsberechtigte in einem automatisierten Prozess einbeziehen
Mehrsprachigkeit
Die Sprachauswahl ermöglicht reibungslose Prozesse.
Employer Branding
Arbeitgeberattraktivität durch moderne und reibungslose Prozesse steigern.
Echtzeit-Analyse
Durch die klare Darstellung der Abwesenheiten den Überblick behalten.
Erinnerungsfunktion
Erinnerungen für Mitarbeiter, z.B. Krankschreibungen einzureichen.
One-Click Technologie
Anträge per Knopfdruck stellen, validieren und verwalten.
Prozesse anpassen
Für individuelle Abwesenheitsarten wichtige Kennzahlen erhalten.
Online Dokumentenverwaltung
Der Zugriff auf das System ermöglicht die Vermeidung redundanter Daten.
Feiertage
Relevante Feiertage sind auf den Standort anpassbar.
Self-Service
Mitarbeitende sind für Urlaub und Krankschreibungen selbst verantwortlich.
Zugriffsrechteregelung
Ein bedienungsfreundliches Berechtigungssystem sorgt für Datenschutz und Anwenderfreundlichkeit.
Historie
Entwicklungen, Trends und Erfolge über eine Zeitspanne visualisieren.
Zuverlässige Messung
Verschiedene Arten der Abwesenheiten werden zuverlässig erfasst.
Urlaubsplaner
Durch Übersicht über Abwesenheiten den Planungsprozess für Urlaub erleichtern.
Was eine Abwesenheitsverwaltung leistet
Mit einer Abwesenheitsverwaltung beantragen Beschäftigte Urlaub und melden Krankheit im Self Service. Führungskräfte und HR werden sofort informiert und behalten jede Abwesenheit im Blick.
- Eine klare Definition der Abwesenheitsart hilft Ihnen, den Überblick über die verschiedenen Gründe für Abwesenheiten zu behalten, sei es Urlaub, Krankheit oder Feiertage. Die Abwesenheitsart kann individuell angepasst werden, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen und Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten.
- Änderungen bei Abwesenheiten werden durch die automatische Benachrichtigung sofort an die zuständigen Führungskräfte und HR weitergegeben.
- Eine Vertretung kann direkt im Urlaubsantrag benannt werden, um eine nahtlose Übergabe der Aufgaben sicherzustellen.
- Mitarbeitende können über eine intuitive Schaltfläche Self-Service-Funktionen nutzen, um Urlaub und Krankmeldungen schnell und einfach zu verwalten.
- Die Aktivierung von Benachrichtigungen hilft, wichtige Informationen rechtzeitig zu kommunizieren und den Überblick über Feiertage und Abwesenheiten zu behalten.
- Ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis und die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, unterstützen die effiziente Organisation und Verwaltung von Abwesenheiten.
- Die Einhaltung der DSGVO und die Gewährleistung des Datenschutzes stehen bei der Verarbeitung von Abwesenheitsdaten im Vordergrund.
Abwesenheiten sind ein unvermeidlicher Bestandteil des Arbeitslebens. Ob durch Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder andere Gründe: Jedes Unternehmen muss sich mit der Planung und Verwaltung von Abwesenheiten befassen. Ein effektives Abwesenheitsmanagement ist nicht nur wichtig für die rechtlichen und finanziellen Aspekte eines Unternehmens, sondern auch für die Aufrechterhaltung der Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wesentliche rund um das Thema Abwesenheiten.
Abwesenheiten bezeichnen den Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz ist. Sie können aus verschiedenen Gründen auftreten:
- Geplante Abwesenheiten: Hierzu zählen Urlaub, Bildungsurlaub, Dienstreisen oder Sabbaticals.
- Ungeplante Abwesenheiten: Zu diesen zählen Krankmeldungen, Arbeitsunfälle oder Notfälle.
Ein gutes Abwesenheitsmanagement ermöglicht es, diese Auszeiten effizient zu steuern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die betrieblichen Abläufe nicht gestört werden.
Abwesenheitsmanagement umfasst die Planung, Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten. Ein effektiver Prozess ist entscheidend, um Ausfälle zu minimieren und Engpässe in der Produktion zu vermeiden. Die wichtigsten Schritte im Abwesenheitsmanagement sind:
- Abwesenheiten dokumentieren: Es ist wichtig, alle Abwesenheiten zu erfassen, vom Urlaub über Krankmeldungen bis hin zu Sonderurlauben.
- Urlaubsplanung: Eine rechtzeitige Planung hilft dabei, Überschneidungen und Engpässe zu vermeiden.
- Vertretungsregelungen: Wenn ein Mitarbeiter länger abwesend ist, sollte eine Vertretung festgelegt werden, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
- Automatisierung durch Software: Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf HR-Softwarelösungen, die den gesamten Prozess automatisieren und so den Verwaltungsaufwand verringern. Urlaub wird online beantragt und genehmigt, Krankmeldungen landen direkt im System, und Berichte geben einen Überblick über alle Abwesenheiten im Unternehmen. Das spart Zeit und macht die Abwesenheitsverwaltung transparenter und genauer.
Jede Art von Abwesenheit bringt eigene Herausforderungen mit sich. Hier sind die gängigsten Abwesenheiten und was Sie darüber wissen sollten:
- Urlaub: Den gesetzlichen Mindesturlaub regelt in Deutschland das Bundesurlaubsgesetz, viele Unternehmen gewähren mehr. Eine klare Regelung zur Urlaubsplanung und -genehmigung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
- Krankheit: Krankheitsbedingte Abwesenheiten müssen nach bestimmten Regelungen behandelt werden, wie zum Beispiel der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
- Elternzeit: In vielen Ländern haben Eltern Anspruch auf eine Auszeit nach der Geburt eines Kindes. Diese Abwesenheit muss gut organisiert werden, da sie oft mehrere Monate dauert.
- Sabbatical: Ein Sabbatical ist eine längere berufliche Auszeit, die häufig für persönliche Weiterentwicklung oder Reisen genutzt wird.
Abwesenheiten haben Auswirkungen auf die Produktivität und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Häufige oder lange Abwesenheiten können zu folgenden Problemen führen:
- Produktivitätsverlust: Wenn wichtige Mitarbeiter abwesend sind, kann dies zu einer Verringerung der Gesamtproduktivität führen.
- Kosten: Krankheits- und Urlaubsvertretungen können zusätzliche Kosten verursachen.
- Mitarbeiterengagement: Eine schlecht organisierte Abwesenheitsplanung kann zu Frustration und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen.
Durch die rechtzeitige Planung und den Einsatz moderner Abwesenheitsmanagement-Software lassen sich diese Auswirkungen jedoch minimieren.
Abwesenheiten unterliegen auch rechtlichen Regelungen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, wie etwa die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder den Mindesturlaub. Es ist wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen, um Konflikte zu vermeiden und sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch den Rechten der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Abwesenheiten sind ein unvermeidlicher Teil jedes Unternehmens. Eine effektive Verwaltung ist entscheidend, um negative Auswirkungen auf die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit zu vermeiden. Durch klare Regelungen, eine rechtzeitige Planung und den Einsatz von Abwesenheitssoftware können Unternehmen den Verwaltungsaufwand minimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter sicherstellen.
Ein gut organisiertes Abwesenheitsmanagement ist daher nicht nur ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen.
So schützt HR Puls Ihre Personaldaten
Die wichtigsten Nachweise für Ihre IT und Ihren Datenschutz auf einen Blick.
Hosting ausschließlich in Deutschland
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, Datensicherungen und Updates laufen automatisch.
Verschlüsselt und getrennt
Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, jeder Kunde nutzt eine eigene Datenbank.
Rollen und Rechte bis auf Feldebene
Sie legen für jedes Modul fest, wer welche Daten sieht und bearbeitet, bis auf einzelne Felder.
Anmeldung per SSO mit SAML
Beschäftigte melden sich mit ihrem bestehenden Firmenkonto an, Zugänge steuern Sie zentral über Ihren Identity Provider.
Löschkonzept
Ein dokumentiertes Löschkonzept legt fest, wann Personaldaten gelöscht werden.
AVV und TOM auf Anfrage
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage.
Häufige Fragen zum Abwesenheitsmanagement
HR Puls bietet das Abwesenheitsmanagement als Teil der HR Management Suite. Beschäftigte beantragen Urlaub mit einem Klick und melden Krankheit per Smartphone, die AU laden sie direkt hoch. Führungskraft und HR werden sofort informiert und genehmigen Anträge oder lehnen sie mit Kommentar ab.
Im Teamkalender sehen Beschäftigte, wann Kolleginnen und Kollegen Urlaub geplant haben, und stimmen ihre eigene Planung darauf ab. Schon im Urlaubsantrag benennen sie eine Vertretung, die automatisch eine Nachricht mit dem Zeitraum erhält. Je nach Berechtigung sehen Führungskräfte und HR die Anträge und Urlaubssalden je Team, Abteilung oder Geschäftsbereich.
Vergessen Beschäftigte, ihre AU einzureichen, verschickt HR Puls automatisch Erinnerungen. Jede Änderung an einer Abwesenheit geht sofort an die zuständige Führungskraft und an HR. So muss niemand Unterlagen von Hand nachhalten.
Abwesenheiten erscheinen direkt in der Zeiterfassung, weil beide Module auf derselben Datenbasis laufen und keine Schnittstelle brauchen. Zusammen mit Arbeitszeiten und Überstunden fließen sie automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung. Dort prüft die Lohnbuchhaltung die Daten, gibt sie frei und übergibt sie an DATEV oder ein anderes Lohnprogramm.
Ja. Abwesenheitsarten passen Sie individuell an die Regeln Ihres Unternehmens an, über Urlaub und Krankheit hinaus, und erhalten für jede Art eigene Kennzahlen. Die relevanten Feiertage stellen Sie je Standort ein.
Das legen Sie über Rollen und Rechte fest, die sich bis auf einzelne Felder konfigurieren lassen. So können Sie zum Beispiel einstellen, dass Führungskräfte nur die Anträge ihres Teams sehen und Auswertungen über das ganze Unternehmen HR vorbehalten bleiben. Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Weniger Verwaltung in jedem Schritt
Einmal gepflegte Stammdaten stehen in jedem Modul bereit.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Prüfen, bearbeiten und übermitteln Sie alle abrechnungsrelevanten Daten zentral. Automatische Erinnerungen, Self Service und die Anbindung an Ihr Abrechnungssystem sparen Zeit und vermeiden Fehler jeden Monat.
Zeiterfassung
Erfassen Sie Arbeitszeiten, Projektzeiten und Pausen per Terminal, mit einem Klick am Arbeitsplatz oder unterwegs auf dem Smartphone. Führungskräfte und HR sehen den aktuellen Stand in Echtzeit und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.
Onboarding & Exit
Gestalten Sie den Einstieg neuer Mitarbeitender und den Austritt effizient, transparent und sicher. Digitale Abläufe, Self Service und automatische Erinnerungen begleiten jeden Schritt vom ersten bis zum letzten Tag.
Lernen Sie HR Puls in einer persönlichen Demo kennen
Ein Produktexperte zeigt Ihnen in 60 Minuten online die Module für Recruiting, Personalverwaltung, Zeiterfassung und Personalentwicklung.
