Krankmeldung via Smartphone mitteilen und AU direkt hochladen
Beschäftigte können via Self-Service Fehlzeiten erfassen und die Führungskraft und HR werden direkt informiert. Falls eine AU erforderlich ist, kann diese ebenfalls direkt hochgeladen werden. Sollten Beschäftige das Einreichen der AU vergessen, werden automatisch Erinnerungen versendet.
Vertreter können direkt benannt werden
Bei der Beantragung des Urlaubs können Vertreter direkt ausgewählt werden. Diese erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit dem Zeitraum der Abwesenheit des Antragstellers. Optional kann der Antragsteller Details zur Abwesenheit im Kommentarfeld angeben. In der Zeiterfassung sind die Abwesenheiten direkt sichtbar.
Unterbesetzung im Unternehmen vermeiden
Beschäftigte können die Urlaubsplanung der Kollegen einsehen und somit ihre Urlaubsplanung erleichtern. Das Urlaubskonto zeigt den aktuellen Saldo und mit nur einem Klick können Beschäftigte einen Urlaub beantragen. Je nach Berechtigung können Führungskräfte und HR die Urlaubsanträge einsehen, prüfen, genehmigen oder mit Kommentar ablehnen.
Führungskräfte und HR können die Urlaubssalden auswerten und vergleichen
Die Urlaubshistorie und alle relevanten Kennzahlen sind tabellarisch je nach Berechtigung je Team, Abteilung oder Geschäftsbereich für die Führungskraft oder HR einsehbar. Berichte können gefiltert oder nach Wunsch modifiziert werden.
Funktionen im Überblick
DSGVO-Konfomität
Sicheres und einfaches Einhalten der aktuellen Datenschutzvorschriften.
Benchmarks
Über interne und externe Benchmarks erhöhte Abwesenheiten vermeiden.
Abstimmungsprozesse
Legitimationsberechtigte in einem automatisierten Prozess einbeziehen
Mehrsprachigkeit
Die Sprachauswahl ermöglicht reibungslose Prozesse.
Employer Branding
Arbeitgeberattraktivität durch moderne und reibungslose Prozesse steigern.
Echtzeit-Analyse
Durch die klare Darstellung der Abwesenheiten den Überblick behalten.
Erinnerungsfunktion
Erinnerungen für Mitarbeiter, z.B. Krankschreibungen einzureichen.
One-Click Technologie
Anträge per Knopfdruck stellen, validieren und verwalten.
Prozesse anpassen
Individuellen Abwesenheitsarten wichtige Kennzahlen erhalten.
Online Dokumentenverwaltung
Der Zugriff auf das System ermöglicht die Vermeidung redundater Daten.
Feiertage
Relevante Feiertage sind auf den Standort anpassbar.
Self-Service
Mitarbeitende sind für Urlaub und Krankschreibungen selbst verantwortlich.
Zugriffsrechteregelung
Ein bedienungsfreundliches Berechtigungssystem sorgt für Datenschutz und Anwenderfreundlichkeit.
Historie
Entwicklungen, Trends und Erfolge über eine Zeitspanne visualisieren.
Zuverlässige Messung
Verschiedene Arten der Abwesenheiten werden zuverlässig erfasst.
Urlaubsplaner
Durch Übersicht über Abwesenheiten den Planungsprozess für Urlaub erleichtern.
Das Wichtigste zu Abwesenheiten im Überblick
- Eine klare Definition der Abwesenheitsart hilft Ihnen, den Überblick über die verschiedenen Gründe für Abwesenheiten zu behalten, sei es Urlaub, Krankheit oder Feiertage. Die Abwesenheitsart kann individuell angepasst werden, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen und Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten.
- Änderungen bei Abwesenheiten werden durch die automatische Benachrichtigung sofort an die zuständigen Führungskräfte und HR weitergegeben.
- Eine Vertretung kann direkt im Urlaubsantrag benannt werden, um eine nahtlose Übergabe der Aufgaben sicherzustellen.
- Mitarbeitende können über eine intuitive Schaltfläche Self-Service-Funktionen nutzen, um Urlaub und Krankmeldungen schnell und einfach zu verwalten.
- Die Aktivierung von Benachrichtigungen hilft, wichtige Informationen rechtzeitig zu kommunizieren und den Überblick über Feiertage und Abwesenheiten zu behalten.
- Ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis und die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, unterstützen die effiziente Organisation und Verwaltung von Abwesenheiten.
- Die Einhaltung der DSGVO und die Gewährleistung des Datenschutzes stehen bei der Verarbeitung von Abwesenheitsdaten im Vordergrund.
Abwesenheiten im Unternehmen – Alles, was Sie wissen müssen
Abwesenheiten sind ein unvermeidlicher Bestandteil des Arbeitslebens. Ob durch Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder andere Gründe – jedes Unternehmen muss sich mit der Planung und Verwaltung von Abwesenheiten befassen. Ein effektives Abwesenheitsmanagement ist nicht nur wichtig für die rechtlichen und finanziellen Aspekte eines Unternehmens, sondern auch für die Aufrechterhaltung der Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wesentliche rund um das Thema Abwesenheiten.
Was sind Abwesenheiten?
Abwesenheiten bezeichnen den Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz ist. Sie können aus verschiedenen Gründen auftreten:
- Geplante Abwesenheiten: Hierzu zählen Urlaub, Bildungsurlaub, Dienstreisen oder Sabbaticals.
- Ungeplante Abwesenheiten: Zu diesen zählen Krankmeldungen, Arbeitsunfälle oder Notfälle.
Ein gutes Abwesenheitsmanagement ermöglicht es, diese Auszeiten effizient zu steuern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die betrieblichen Abläufe nicht gestört werden.
Abwesenheitsmanagement – Ein unverzichtbarer Prozess
Abwesenheitsmanagement umfasst die Planung, Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten. Ein effektiver Prozess ist entscheidend, um Ausfälle zu minimieren und Engpässe in der Produktion zu vermeiden. Die wichtigsten Schritte im Abwesenheitsmanagement sind:
- Abwesenheiten dokumentieren: Es ist wichtig, alle Abwesenheiten zu erfassen – vom Urlaub über Krankmeldungen bis hin zu Sonderurlauben.
- Urlaubsplanung: Eine rechtzeitige Planung hilft dabei, Überschneidungen und Engpässe zu vermeiden.
- Vertretungsregelungen: Wenn ein Mitarbeiter länger abwesend ist, sollte eine Vertretung festgelegt werden, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
- Automatisierung durch Software: Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf HR-Softwarelösungen, die den gesamten Prozess automatisieren und so den Verwaltungsaufwand verringern.
Wichtige Abwesenheitsarten und ihre Besonderheiten
Jede Art von Abwesenheit bringt eigene Herausforderungen mit sich. Hier sind die gängigsten Abwesenheiten und was Sie darüber wissen sollten:
- Urlaub: Der gesetzliche Anspruch auf Erholungsurlaub variiert je nach Land und Unternehmen, doch eine klare Regelung zur Urlaubsplanung und -genehmigung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
- Krankheit: Krankheitsbedingte Abwesenheiten müssen nach bestimmten Regelungen behandelt werden, wie zum Beispiel der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
- Elternzeit: In vielen Ländern haben Eltern Anspruch auf eine Auszeit nach der Geburt eines Kindes. Diese Abwesenheit muss gut organisiert werden, da sie oft mehrere Monate dauert.
- Sabbatical: Ein Sabbatical ist eine längere berufliche Auszeit, die häufig für persönliche Weiterentwicklung oder Reisen genutzt wird.
Die Auswirkungen von Abwesenheiten auf Unternehmen
Abwesenheiten haben Auswirkungen auf die Produktivität und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Häufige oder lange Abwesenheiten können zu folgenden Problemen führen:
- Produktivitätsverlust: Wenn wichtige Mitarbeiter abwesend sind, kann dies zu einer Verringerung der Gesamtproduktivität führen.
- Kosten: Krankheits- und Urlaubsvertretungen können zusätzliche Kosten verursachen.
- Mitarbeiterengagement: Eine schlecht organisierte Abwesenheitsplanung kann zu Frustration und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen.
Durch die rechtzeitige Planung und den Einsatz moderner Abwesenheitsmanagement-Software lassen sich diese Auswirkungen jedoch minimieren.
Abwesenheitssoftware – Der Schlüssel zu einer effektiven Verwaltung
Um Abwesenheiten effizient zu managen, setzen immer mehr Unternehmen auf Abwesenheitssoftware. Diese Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen, darunter:
- Urlaubsplanung: Mitarbeiter können ihren Urlaub online einreichen und genehmigen lassen.
- Krankmeldungen: Krankmeldungen können direkt im System eingetragen werden, was die Abwesenheitsdokumentation vereinfacht.
- Berichtswesen: Abwesenheitssoftware ermöglicht es Unternehmen, umfassende Berichte zu erstellen, die einen Überblick über alle Abwesenheiten im Unternehmen geben.
Die Nutzung solcher Softwarelösungen spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Genauigkeit der Abwesenheitsverwaltung.
Rechte und Pflichten bei Abwesenheiten
Abwesenheiten unterliegen auch rechtlichen Regelungen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, wie etwa die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder den Mindesturlaub. Es ist wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen, um Konflikte zu vermeiden und sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch den Rechten der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Fazit: Abwesenheiten effizient managen
Abwesenheiten sind ein unvermeidlicher Teil jedes Unternehmens. Eine effektive Verwaltung ist entscheidend, um negative Auswirkungen auf die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit zu vermeiden. Durch klare Regelungen, eine rechtzeitige Planung und den Einsatz von Abwesenheitssoftware können Unternehmen den Verwaltungsaufwand minimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter sicherstellen.
Ein gut organisiertes Abwesenheitsmanagement ist daher nicht nur ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen.
