Digitale Personalakte Software für Personaldaten online

Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen ausschließlich in digitaler Form zu führen – etwa Nachweise zur Versicherungspflicht, Unterlagen zur Staatsangehörigkeit oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen (Rechtsgrundlage: § 8 BVV). Für Unternehmen, die noch mit Papierakten arbeiten, empfiehlt sich der Umstieg auf eine digitale Personalakte Software frühzeitig, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und Übergangsfristen optimal zu nutzen.

Neben der BVV ist bei der elektronischen Aufbewahrung von Personal- und Entgeltunterlagen zusätzlich die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu beachten. Sie schreibt vor, dass digitale Dokumente vollständig, unveränderbar und lückenlos nachvollziehbar gespeichert werden. Jede nachträgliche Änderung muss protokolliert werden, und die Daten müssen jederzeit maschinell auswertbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Eine geeignete digitale Personalakte Software erfüllt diese Anforderungen automatisch durch revisionssichere Archivierung.

Eine digitale Personalakte Software bildet den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden ab – vom Eintritt bis zum Austritt. Dabei gilt: Der Arbeitgeber darf nur Daten speichern, an denen ein berechtigtes, sachliches Interesse im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis besteht. Typische Dokumentkategorien sind:

Unterlagen zur Person und Bewerbung

• Persönliche Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Bewerbungsschreiben und Lebenslauf
• Schul- und Arbeitszeugnisse
• Ergebnisse aus Eignungstests

Unterlagen zum Arbeitsverhältnis

• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
• Stellenbeschreibung und besondere Vereinbarungen (z. B. Firmenwagen)
• Weiterbildungsmaßnahmen und Beförderungen
• Urlaubsanträge und -bewilligungen
• Abmahnungen
• Kündigung

Unterlagen zur Sozialversicherung und Steuer

• Sozialversicherungsausweis
• Lohnsteuermerkmale
• Arbeitsbescheinigungen
• Arbeitsunfähigkeitsmeldungen

Weitere optionale Unterlagen

• Relevanter Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge
• Karriere- und Entwicklungspläne

Eine ausführliche Definition und weitere Details finden Sie in unserem Glossar-Beitrag Digitale Personalakte.

Ebenso wichtig wie die Frage, was gespeichert werden darf, ist die Frage, was nicht in die elektronische Personalakte gehört. Dazu zählen unter anderem:

• Private Informationen über den Mitarbeitenden, etwa aus sozialen Netzwerken
• Listen über Krankheitstage und -gründe
• Persönliche Leistungsvermerke oder Notizen von Vorgesetzten
• Vertrauliche Dokumente des Betriebsarztes bzw. einzelne ärztliche Untersuchungsergebnisse
• Grafologische oder psychologische Gutachten ohne ausdrückliche Einwilligung
• Schriftverkehr mit Dritten, der nicht das Arbeitsverhältnis betrifft

Generell gilt: Sogenannte "Geheim- oder Schwarzakten", die ohne Wissen des Mitarbeitenden geführt werden, sind unzulässig.

Personalverwaltung wird noch vielerorts mit administrativer Tätigkeit assoziiert:

• Repetitive Aufgaben
• Papiergebundene Bearbeitung
• Viele manuelle Schritte
• Unterschiedliche Verwaltungssysteme
• Daten müssen an verschiedenen Orten mehrfach gepflegt werden
• Nur einfache Bearbeitung möglich

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Personal durch HR-, Mitarbeiter- und Führungskräfte Self-Service managen:

• Ein System für alle Verwaltungsprozesse
• Self-Service für Mitarbeiter, Führungskräfte und Dritte (Lohnabrechnung, Personalentwicklung, Juristen, etc.)
• Steuerung des Workflows durch Aufgabenmanagement und automatisierte Erinnerungen
• Echtzeitangaben von Statistiken und KPI's
• Einsehen von Unterlagen zu jeder Zeit, von jedem Ort
• Datenschutz durch sichere Server und Berechtigungssysteme
• Mitarbeiter mit bestimmten Merkmalen einfach identifizieren

Die Digitalisierung der Personalakte durch Software lohnt sich auf lange Sicht. Doch ein paar Tücken kann es geben, die am Ende viel Zeit und Geld kosten können. Beim Umstieg von Papierakte und Verwaltung mit Excel und anderen verschiedenen Systemen, sollten also ein paar wichtige Punkte beachtet werden. So gelingt es auch die Nutzer, wie zum Beispiel HR, Mitarbeiter, Führungskräfte oder externe Dienstleister frühzeitig von den Vorteilen zu überzeugen.

Personalverwaltung kann mehr bedeuten, als Datenverwaltung und Lohnabrechnung. Funktionen, die Prozesse automatisieren, den Workflow des Unternehmens abbilden und verbessern, Transparenz fördern und Daten sicherer machen können in einer Personalverwaltungssoftware intelligent verknüpft werden. So erhält jeder User relevante Informationen auf einen Blick.

Zeitintensive, bürokratische Aufgaben werden von der Software übernommen. Der Antrag auf Home-Office kann ganz einfach durch Login durch den Mitarbeiter eingegeben werden und durch einen Klick in die Checkbox durch die Führungskraft genehmigt werden. Die Kollegen sehen in der Kalenderansicht des Teams automatisch, wann der besagte Mitarbeiter seinen Home-Office-Tag hat. So sparen alle viel Zeit.

Da eine elektronische Personalakte hochsensible personenbezogene Daten enthält, muss die eingesetzte Software höchste Datenschutzstandards erfüllen. Dazu gehören:

• Verschlüsselung der Daten im System
• Granulare Berechtigungskonzepte, die genau steuern, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf
• Server-Standort in Deutschland bzw. der EU
• Revisionssichere Dokumentation und Protokollierung von Zugriffen
• DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung

So stellen Unternehmen sicher, dass die Digitalisierung der Personalakte nicht nur effizienter, sondern auch rechtlich einwandfrei erfolgt.

Da die Personalakte hochsensible, personenbezogene Daten enthält, muss der Kreis der Zugriffsberechtigten so klein wie möglich gehalten werden. Das uneingeschränkte Einsichtsrecht in die gesamte Akte haben grundsätzlich nur:

• Der Mitarbeitende selbst: Er darf jederzeit Einblick in seine eigenen Daten nehmen und bei Fehlern eine Berichtigung oder Löschung verlangen.
• Der Arbeitgeber bzw. berechtigte HR-Mitarbeitende: In der Regel nur im Umfang, den ihre jeweilige Aufgabe erfordert – etwa die Lohnbuchhaltung nur für abrechnungsrelevante Daten.

Alle Personen, die mit der digitalen Personalakte arbeiten, unterliegen der Schweigepflicht bezüglich der Inhalte. Eine moderne digitale Personalakte Software bildet dieses abgestufte Berechtigungskonzept technisch über Rollen und Rechte ab, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann worauf zugegriffen hat.

Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden darf die Personalakte nicht sofort gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumentart:

• Allgemeine Aufbewahrungsfrist: In der Regel 3 Jahre nach Vertragsende, da Mitarbeitende innerhalb dieser Frist noch arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen können (§ 195 BGB), z. B. auf ein Arbeitszeugnis.
• Steuerrelevante Unterlagen wie Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre.
• Sozialversicherungsrelevante Beitragsnachweise: 5 Jahre.

Eine digitale Personalakte Software unterstützt dabei, diese unterschiedlichen Fristen automatisiert zu überwachen und Löschroutinen DSGVO-konform umzusetzen.

Auch wenn eine digitale Personalakte Software den Großteil der Verwaltung übernimmt, ersetzt das Scannen nicht in jedem Fall das Papierdokument. Nach aktueller Rechtslage gelten eingescannte Unterlagen im Streitfall lediglich als Augenscheinbeweis, nicht als rechtlich vollwertiger Urkundsbeweis (§§ 415 ff. ZPO). Deshalb sollten insbesondere folgende Dokumente zusätzlich im Original aufbewahrt werden:

• Arbeitsverträge, vor allem befristete Verträge oder solche mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot
• Aufhebungsverträge
• Kündigungsschreiben

Eine gute digitale Personalakte Software ersetzt die Papierakte also nicht zwangsläufig zu 100 %, reduziert den Papieraufwand aber auf ein rechtlich notwendiges Minimum.

Vorteile:

• Deutliche Entlastung der HR-Abteilung durch Automatisierung und Suchfunktionen
• Bessere Einhaltung von Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten
• Größere Transparenz für Mitarbeitende durch Self-Service-Einsicht
• Standortübergreifendes, mobiles Arbeiten
• Geringere Kosten durch Wegfall von Papier, Ordnern und Lagerflächen

Herausforderungen:

• Höhere Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit, da eine geeignete, rechtskonforme Software ausgewählt werden muss
• Einmaliger Zeit- und Kostenaufwand für Einführung und Digitalisierung bestehender Akten
• Bestimmte Dokumente müssen weiterhin zusätzlich im Original vorgehalten werden (siehe oben)

Diese ehrliche Abwägung zeigt: Der Umstieg lohnt sich für die allermeisten Unternehmen, sollte aber gut vorbereitet werden – mit der richtigen Software als Basis.

Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden endet die Aufbewahrungspflicht nicht sofort. Da ehemalige Mitarbeitende bis zu drei Jahre lang arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen können, muss die Personalakte für diesen Zeitraum weiter vorgehalten werden – die Frist beginnt dabei mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Eine digitale Personalakte Software erleichtert die korrekte Fristenverwaltung erheblich, da Löschfristen automatisiert hinterlegt und überwacht werden können, statt sie manuell in Papierarchiven nachzuhalten.

Der Umstieg auf eine digitale Personalakte Software erfordert eine strukturierte Vorbereitung. Zu den wichtigsten Schritten zählen die Bestandsaufnahme vorhandener Papierakten, die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung sowie die Digitalisierung und Migration bestehender Dokumente – bei Bedarf mit Unterstützung externer Dienstleister.

Wie Sie den Bedarf für eine neue HR-Software systematisch ermitteln und die richtigen Auswahlkriterien definieren, erfahren Sie im Beitrag Bedarfsermittlung & Zieldefinition – der entscheidende erste Schritt zur richtigen HR-Software.

Die Kosten einer digitalen Personalakte Software hängen von mehreren Faktoren ab:

• Anzahl der Mitarbeitenden bzw. digitalen Akten
• Umfang der gebuchten Module (z. B. reine Personalakte oder vollständige HR-Suite)
• Cloud- oder On-Premise-Betrieb
• Einmaliger Implementierungsaufwand für Datenmigration und Schulung

Cloud vs. On-Premise: Bei einer On-Premise-Lösung wird die Software auf unternehmenseigenen Servern betrieben – das erfordert eigene IT-Ressourcen für Wartung und Sicherheit. Der klare Trend geht jedoch zu cloudbasierten Lösungen: Diese bieten planbare, meist nutzerbasierte Kosten, automatische Updates sowie eine hohe Datensicherheit, da die Anbieter selbst strengen Sicherheitsauflagen unterliegen – ganz ohne eigenen Server-Aufwand im Unternehmen.

In der Regel amortisieren sich die Kosten durch den Zeit- und Effizienzgewinn in der HR-Abteilung innerhalb weniger Monate. Für ein individuelles Angebot empfiehlt sich eine kostenlose Demo.

Eine digitale Personalakte Software entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn sie nahtlos mit angrenzenden HR-Prozessen zusammenspielt. Bei HR Puls ist die digitale Personalakte fest in die gesamte HR-Suite integriert – unter anderem mit:

• Onboarding & Exit: Automatische Anlage neuer Personalakten bei Eintritt
• Zeiterfassung: Verknüpfung von Arbeitszeiten mit dem jeweiligen Mitarbeiterprofil – auch mit Blick auf die Änderung der Zeiterfassung ab 2027
• Abwesenheiten: Urlaubs- und Krankheitsdaten direkt in der Personalakte einsehbar
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Nahtloser Datenfluss für die Gehaltsabrechnung