Digitale Personalakte
Organisieren Sie Mitarbeiterdaten, Dokumente und Reports zentral, sicher und jederzeit mobil verfügbar. Automatisierte Workflows und Self Service entlasten die Personalabteilung und schaffen Zeit für Ihre Mitarbeitenden.
Vorbereitende Lohnabrechnung einfach digital erledigen
Prüfen, bearbeiten und übermitteln Sie Lohndaten zentral und DSGVO-konform direkt ins Abrechnungssystem.
Bereits mehr als 1 Million Nutzer
Personaldaten einfach aktuell halten
Beschäftigte können abhängig von der Berechtigung Personalstammdaten selber aktualisieren. Falls eine Genehmigung für die Änderung erforderlich ist, wird die Führungskraft oder HR direkt informiert.
Lohndaten auf einen Blick prüfen und freigeben
Lohnbuchhalter können alle erforderlichen Daten für die Abrechnungen einsehen. Abwesenheiten und Änderungen an Stammdaten durch Eintritte, Austritte oder Veränderungen bei Beschäftigten werden übersichtlich dargestellt. Änderungen können direkt geprüft werden und nach Freigabe erfolgt die Datenübermittlung an das Abrechnungssystem.
Lohnabrechnungen und Bescheinigungen einfach abrufen
Nach der Erstellung der Lohnabrechnung können Beschäftigte Lohnabrechnungen oder Bescheinigungen abrufen. Zusätzlich können fehlende Dokumente wie eine Krankenkassenbestätigung durch Beschäftigte hochgeladen werden.
ADKL hat Stamm- und Lohndaten mit HR Puls viel besser im Blick
Mit HR Puls reduziert ADKL den administrativen Aufwand für Teammitglieder, Führungskräfte und HR. Alle nutzen die Software gerne, weil sie selbsterklärend ist.
Für ADKL stehen die Themen Digitalisierung und zukunftsgerichtete Beratung oben auf der Agenda. Natürlich spielen dabei auch alle HR Prozesse eine besondere Rolle. Mit HR Puls haben wir eine perfekte Lösung gefunden, um den administrativen Aufwand für Teammitglieder, Führungskräfte und HR zu reduzieren und zu vereinfachen. Gleichzeitig haben wir einen viel besseren Überblick über Stamm- und Lohndaten, urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten oder die Weiterentwicklung unserer Teams. Alle nutzen die Software wirklich gerne, weil sie selbsterklärend und einfach zu bedienen ist.
Mihrican DumanHR Manager, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB
Was die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung, auch vorbereitende Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung oder Gehaltsabrechnung genannt, sammelt alle Daten, die für die monatliche Abrechnung nötig sind. Die eigentliche Berechnung von Lohn, Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen übernimmt danach Ihr Lohnprogramm oder Ihre Steuerberatung.
Ohne Software kommen diese Informationen verstreut an, eine neue Anschrift per E-Mail, eine Krankmeldung auf Papier, Überstunden in einer Tabelle. HR Puls führt sie für jeden Abrechnungsmonat an einer Stelle zusammen. So erfassen Sie jede Information nur einmal, statt sie aus E-Mails und Tabellen abzutippen, und sehen vor dem Abrechnungsschluss, was noch fehlt.
Diese Daten fließen in die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein.
- Änderungen an Personalstammdaten aus der digitalen Personalakte, gepflegt im Self Service und bei Bedarf von HR genehmigt
- Eintritte, Austritte und andere Veränderungen bei Beschäftigten
- Urlaub, Krankheit samt AU und weitere Fehlzeiten aus dem Abwesenheitsmanagement
- Arbeitszeiten, Überstunden und Salden aus der Zeiterfassung
- Bescheinigungen und Nachweise wie die Krankenkassenbestätigung, die Beschäftigte selbst hochladen
So läuft die vorbereitende Lohnbuchhaltung in HR Puls ab
Jeder Abrechnungsmonat folgt demselben Ablauf, mit automatischen Erinnerungen statt Nachfragen.
Daten im Alltag erfassen
Beschäftigte pflegen ihre Daten, beantragen Urlaub und erfassen Zeiten selbst. Alles landet sofort in derselben Datenbasis.
Änderungen freigeben
Änderungen mit Genehmigungspflicht gehen automatisch an Führungskraft oder HR. Fehlt eine AU, erinnert die Software daran.
Monat prüfen
Die Lohnbuchhaltung sieht alle Änderungen, Eintritte, Austritte und Abwesenheiten des Monats auf einen Blick und gibt sie frei.
Daten übergeben
Nach der Freigabe gehen die Daten an Ihr Lohnprogramm oder Ihre Steuerberatung. Die fertige Abrechnung rufen Beschäftigte im Self Service ab.
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV als elektronische Entgeltunterlagen führen. Dazu gehören etwa Nachweise zur Versicherungspflicht, Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen. Eine Befreiung ist nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich, und für Abrechnungszeiträume ab 2027 gilt auch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ohne Befreiung.
In HR Puls führen Sie diese Unterlagen schon heute digital in der Personalakte. Beschäftigte laden Nachweise wie die Krankenkassenbestätigung selbst hoch, und die Lohnbuchhaltung sieht sie, sofern ihre Rechte das erlauben. Fehlt ein Dokument, fordert HR es direkt im System nach.
Die Daten für die euBP übermittelt Ihr systemgeprüftes Lohnprogramm oder Ihre Steuerberatung (§ 28p Abs. 6a SGB IV). HR Puls übergibt nach der Freigabe die geprüften Daten des Abrechnungsmonats an dieses Programm.
Was sich 2027 ändert und was Sie bis zum 31. Dezember 2026 erledigen sollten, erklärt unser Beitrag zu den elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027.
Alle Funktionen für Ihre vorbereitende Lohnabrechnung
DSGVO-Konformität
Sicheres und einfaches Einhalten der aktuell geltenden Datenschutzvorschriften.
Datenintegration
Automatisierte Integration von Daten erleichtert die vorbereitende Lohnabrechnung
Auf allen Geräten verfügbar
Informationen abrufen und Aufgaben bearbeiten, im Browser auf PC, Tablet und Smartphone.
Online Dokumentenverwaltung
Alle Stammdaten und Bewegungsdaten zentral pflegen und verwalten
Abstimmungsprozesse
Legitimationsberechtigte in einem automatisierten Prozess einbeziehen.
Echtzeit-Analyse
Reports und KPIs stehen durch die stetige Aktualisierung der Daten stets zur Verfügung.
Employer Branding
Arbeitgeberattraktivität durch moderne und reibungslose Prozesse steigern.
Aufgabenmanagement
Erleichterte Aufgabenteilung durch Übersicht über Anwesenheiten.
Erinnerungsfunktion
System erinnert an Events, Geburtstage, Jubiläen, geplante Abwesenheiten, Ein- und Austritte etc.
Mehrsprachigkeit
Die Sprachauswahl ermöglicht reibungslose Prozesse.
So schützt HR Puls Ihre Personaldaten
Die wichtigsten Nachweise für Ihre IT und Ihren Datenschutz auf einen Blick.
Hosting ausschließlich in Deutschland
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, Datensicherungen und Updates laufen automatisch.
Verschlüsselt und getrennt
Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, jeder Kunde nutzt eine eigene Datenbank.
Rollen und Rechte bis auf Feldebene
Sie legen für jedes Modul fest, wer welche Daten sieht und bearbeitet, bis auf einzelne Felder.
Anmeldung per SSO mit SAML
Beschäftigte melden sich mit ihrem bestehenden Firmenkonto an, Zugänge steuern Sie zentral über Ihren Identity Provider.
Löschkonzept
Ein dokumentiertes Löschkonzept legt fest, wann Personaldaten gelöscht werden.
AVV und TOM auf Anfrage
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage.
Häufige Fragen zur vorbereitenden Lohnabrechnung
HR Puls bietet die vorbereitende Lohnabrechnung als Teil der Personalverwaltung. Änderungen an Stammdaten, Ein- und Austritte und Abwesenheiten laufen automatisch zusammen. Die Lohnbuchhaltung prüft sie auf einen Blick und gibt sie frei, danach gehen die Daten an das Abrechnungssystem. HR Puls ist Schnittstellenpartner im DATEV Marktplatz.
Mit DATEV als Marktplatzpartner sowie mit ADP und Sage. Welche Daten automatisch übertragen werden, hängt vom eingesetzten System und seiner Schnittstelle ab.
Alle Daten, die für die Abrechnung nötig sind, werden gesammelt, geprüft und an Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung übergeben: Stammdaten, Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Ein- und Austritte. Die eigentliche Abrechnung läuft danach im Lohnprogramm.
Je nach Berechtigung aktualisieren Beschäftigte ihre Stammdaten selbst. Braucht eine Änderung eine Genehmigung, werden Führungskraft oder HR automatisch informiert.
Ja. Lohnabrechnungen und Bescheinigungen stehen im Self Service bereit. Fehlende Unterlagen wie eine Krankenkassenbestätigung laden Beschäftigte selbst hoch.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Weniger Verwaltung in jedem Schritt
Einmal gepflegte Stammdaten stehen in jedem Modul bereit.
Abwesenheiten
Verwalten Sie Urlaub, Krankmeldungen und andere Fehlzeiten digital, mit Self Service, Vertretungsregelung und automatischen Erinnerungen. So vermeiden Sie Unterbesetzung und behalten im Team den Überblick.
Zeiterfassung
Erfassen Sie Arbeitszeiten, Projektzeiten und Pausen per Terminal, mit einem Klick am Arbeitsplatz oder unterwegs auf dem Smartphone. Führungskräfte und HR sehen den aktuellen Stand in Echtzeit und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.
Onboarding & Exit
Gestalten Sie den Einstieg neuer Mitarbeitender und den Austritt effizient, transparent und sicher. Digitale Abläufe, Self Service und automatische Erinnerungen begleiten jeden Schritt vom ersten bis zum letzten Tag.
Lernen Sie HR Puls in einer persönlichen Demo kennen
Ein Produktexperte zeigt Ihnen in 60 Minuten online die Module für Recruiting, Personalverwaltung, Zeiterfassung und Personalentwicklung.
