Bewerbermanagement
Ein Bewerbungsprozess,der Spaß macht
Mehr Kandidaten durch Anzeigen, die für Suchmaschinen optimiert sind
Die Karriereseite erscheint in einem modernen Design und ist für Mobilgeräte optimiert. Stellenanzeigen können mit einem Klick bearbeitet werden und sind für Suchmaschinen optimiert. So besuchen mehr Interessenten die Karriereseite und führer zu einer schnelleren Besetzung der Stelle.
Einfache Bewerbung durch One-Click Technologie
Die schnelle und unkomplizierte Bewerbung vereinfacht Talenten die Kontaktaufnahme. Pflichtfelder, Fragen und notwendige Unterlagen können im Bewerbungsformular je Stelle konfiguriert werden. So wird die Bewerbung vereinfacht, aber bleibt trotzdem aussagekräftig.
Schnelle Besetzung von Stellen durch transparente und automatisierte Prozesse
Alle Bewerberdaten sind für HR und Fachbereiche in Echtzeit einsehbar. Jede Kontaktaufnahme wird dokumentiert und chronologisch dargestellt. Mit automatisierten Mailings und Vorlagen verläuft die Kommunikation schnell und unkompliziert. Dank standardisierter Prozesse und intelligenten Abbildungen gibt es Warn- und Erinnerungsfunktionen, damit keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.
Bewerbermanagement Funktionen im Überblick
Kommunikation
& Schnittstellen
Google-for-Jobs Integration
Durch besseres Google-Ranking mehr Talente erreichen
Kalendersynchronisation
Termine einfach und überschneidungsfrei planen und synchronisieren
Mehrsprachigkeit
Grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit Beschäftigten und Talenten
Mitarbeiterempfehlung
Mitarbeiter werden für das Anwerben von Talenten belohnt, z. B. mit
Self-Service
Recruiter, Fachbereiche, HR und Talente handeln und informieren sich unabhängig
Social Media Anbindung
Daten von Xing, LinkedIn und anderen Plattformen per Klick importieren
Bewerbungsprozess
& Datenschutz
DSGVO-Konformität
Sicheres Einhalten der aktuellen Datenschutzvorschriften
Feedback durch Talente
Stetige Prozessoptimierung durch gezielte Fragen zur Zufriedenheit
Matchingscore
Ermittlung der Passung zwischen dem Kompetenzprofil und dem Talent
One-Click Technologie
Bewerbungen in wenigen Minuten, auch via Smartphone abschicken
Online Dokumentverwaltung
Lebensläufe, Zeugnisse und andere Dokumente zentral verwalten
Talentpool
Nicht ausgewählte Talente können in einen Talentpool aufgenommen werden
Controlling
& Evaluation
Aufgabenmanagement
Fristgerechte Erledigung der Aufgaben dank Benachrichtigungen
Bewerberverwaltung
Anzahl der Bewerbungen je Prozessschritt auf einen Blick sehen
Employer Branding
Arbeitgeberattraktivität durch moderne und reibungslose Prozesse steigern
Prozess Reporting
Individuelle Kennzahlen in Echtzeit einsehen und Prozesse optimieren
Reporting Kanäle
Effizienz von Kanalauswahl und Qualität der Talente, inkl. Handlungsempfehlungen
Verwaltung mit Tags
Alle Profile besitzen mehrere Schlagworte (Tags), um Suche und Matching zu erleichtern
Automatisierung
& Standardisierung
Alarmfunktion
Beim Überschreiten von definierten Zeiträumen alarmiert werden
Angebotserstellung
Eine Vielzahl von Vorlagen aus einer zentralen Dokumentenverwaltung nutzen
Interviews und Eignungstest können online durchgeführt und verwaltet werden
Interviewleitfaden
Durch standardisierte Prozesse die richtigen Entscheidungen treffen
Lebenslauf-Import
Daten aus Lebensläufen automatisch einlesen und in Bewerbungsprofile übertragen
Mailings auf Knopfdruck
Individualisierte E-Mailvorlagen für jeden Status erstellen, verwalten und versenden
Das Wichtigste zu Bewerbermanagement im Überblick
- Bewerbermanagementsysteme sind essenzielle Tools, um den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten und die Candidate Experience zu optimieren.
- Durch den Einsatz spezialisierter Software können Recruiting-Aufgaben automatisiert und die Zeit für manuelle Prozesse erheblich reduziert werden. Eine nahtlose Integration von Bewerbermanagementsoftware in bestehende Unternehmensstrukturen kann die Effizienz der internen Abläufe erheblich steigern.
- Gut strukturierte Prozesse im Bewerbermanagementsystem erleichtern es Ihnen, den Überblick über alle Bewerbungen zu behalten und die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
- Eine verbesserte Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerbern trägt dazu bei, dass Bewerbungen schneller bearbeitet und geeignete Kandidaten zügig identifiziert werden. Dadurch verstärken Sie zusätzlich die Candidate Experience und hinterlassen einen positiven Eindruck bei den Bewerbenden.
- Datenschutz spielt eine zentrale Rolle im Bewerbermanagement; daher ist es wichtig, dass alle Prozesse den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Halten wir unser Versprechen?
Das sagen unsere Kunden...
„Bei der Einführung der Software wurden wir technisch und fachlich sehr gut unterstützt. Besonders für unsere dezentrale Organisation war das sehr wichtig. Führungskräfte, Gleichstellungsbeauftragte und Recruiter arbeiten gerne mit dem System, da es einfach zu bedienen ist. Die Zeit zur Besetzung von offenen Stellen hat sich durchschnittlich um mehr als 30% verkürzt. Ich empfehle das System sehr gerne weiter.“
Susanne Nitzsche
Leiterin Stabsstelle Personalmarketing & HR Digitalisierung, Charité Berlin
„Als Service Center verantworten wir die Personalsuche und –auswahl für mehr als 120 Stellen jährlich, einschließlich Auszubildende. Das Modul 'Bewerbermanagement' von HRpuls hat eine super Transparenz im Bewerbungsprozess geschaffen. Die Fachbereiche sehen sofort, ob Sie eine Aufgabe zu erledigen haben und können in Echtzeit die vorausgewählten Favoriten der Kandidaten einsehen. Die Bewerber können in einer schlanken und mobilen Maske Ihre Daten eingeben und später verwalten. So erfüllen wir alle Anforderungen der DSGVO nebenbei. In Summe sparen wir viel Zeit und erhalten mehr Bewerber – was will man mehr.“
Daniel Hennig
Kaufmännischer Leiter, Herbrand Verwaltung & Dienstleistung GmbH
Bereits mehr als 1 Million Nutzer
Beispiele, Vorlagen & Tipps von Experten zur Einführung eines Bewerbermanagement
Inhaltsverzeichnis
Exzellentes Bewerbermanagement bedeutet vor allem Schnelligkeit
Nur 5% der Unternehmen in Deutschland schaffen es, Top Kandidaten innerhalb von 10 Tagen ihre konkrete Entscheidung mitzuteilen.
Im Schnitt entscheiden sich Fachabteilungen 18 Tage nach Bewerbungseingang für oder gegen ein Talent. Top Talente haben sich dann meist schon an ein anderes Unternehmen gewendet.
Die Devise lautet also: Spitzen-Kandidaten sollten innerhalb von 10 Tagen eine Rückmeldung mit konkreter Entscheidung erhalten. Ansonsten verliert man sie an Mitbewerber.
Bewerbermanagement: Zukunft Recruiting
Ein modernes Bewerbermanagementsystem hat Vorteile für alle Beteiligten. Bewerber profitieren von zeitgemäßen, effizienten Arbeitsweisen, wodurch die Attraktivität als Arbeitgeber und die Candidate Experience steigen. Personaler und Fachbereiche bekommen ein vielfältiges Werkzeug an die Hand, das viele Möglichkeiten bietet.
Um in den Zeiten des Fachkräftemangels weiterhin effiziente Recruting-Prozesse zu gewährleisten, muss Bewerbermanagement neu gedacht werden. Moderne Lösungen heißen E-Recruiting oder Applicant Tracking Software (ATS) und ermöglichen systematisches Management von Bewerbern. Das Ziel ist die ganzheitliche Abbildung des Bewerbungsprozesses in einem System. Angefangen bei der Ausschreibung einer Stelle, über Active Sourcing bis hin zur Terminvereinbarung zu einem persönlichen Gespräch, können alle Etappen in einem System abgebildet werden.
Interview mit Bennet Schlotfeldt, Otto GmbH & Co. KG zum Thema Bewerbermanagement
Bennet Schlotfeldt verantwortet für OTTO den Bereich Talent & Performance-Management (Anbindung aller HR-Systeme an die Gesamt-IT). Da das Digitalisierungspotenzial noch längst nicht ausgeschöpft ist, will der Konzern in diesem Bereich noch effizienter werden.
Nutzen Sie ein Bewerbermanagementsystem in Ihrem Unternehmen und wenn ja, warum?
Bennet Schlotfeldt: Wir nutzen bei OTTO seit mehreren Jahren ein Bewerbermanagementsystem, das wir eigens in Zusammenarbeit mit der OTTO Group IT entwickelt haben und im Kern auf SAP basiert. Der große Vorteil einer eigenen Entwicklung ist, ...
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... dass wir unsere hauseigenen Anforderungen und Kundenwünsche schnell umsetzen und somit auch unsere Candidate-Journey für unsere Bewerber individuell gestalten können. Die Gründe für ein Bewerbermanagementsystem sind sehr vielseitig. Zum Einen kann man bei hoher Bewerber-Frequenz einfacher skalieren. Außerdem kann den Recruitern ein relativ zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht werden.
Welche Funktionen sind Must-Haves und welche eher Nice-to-Have?
Bennet Schlotfeldt: ATS-Systeme haben heutzutage verschiedenste Anforderungen. Ein Must-Have ist unter anderem, dass das ATS mit einem CRM (Customer Relationship System) kombiniert werden sollte, um somit die Candidate Journey komplett abzubilden. Das beinhaltet von vornherein, dass man den Fachbereichen ermöglicht, Personalanforderungen zu stellen und diese dann automatisiert bei uns im Bewerbermanagementsystem auflaufen. Digital gelöst ist es den Fachbereichen somit auch möglich Stellen auszuschreiben und diese auch per Knopfdruck auf verschiedenen Plattformen zu veröffentlichen. Nice-to-Have ist zum Beispiel ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, das besonders in größeren Unternehmen vorliegen sollte, da diese sehr spezifische Profile suchen. Weitere Themen sind CV-Parsing und ein semantisches Matching-Verfahren.
Durch welche Kennzahlen kann die Qualität des Bewerbermanagementsystems geprüft werden?
Bennet Schlotfeldt: Die Qualität eines Bewerbermanagementsystems ist maßgeblich an seinen technischen Kennzahlen zu messen. Die allgemeine Performance des Systems kann durch Zahlen zu ungeplanten Down-Zeiten, der Serverstabilität, Ladezeiten bei komplexen Auswertungen, sowie die Erreichbarkeit von internen und externen Zugriffen ermittelt werden. Weiterführend liefern Kennzahlen zu Datenschutz und Usability wichtige Erkenntnisse, um die Qualität des Systems zu prüfen.
Welche Stellen sind besonders schwer zu besetzen und wie gehen Sie damit um?
Bennet Schlotfeldt: Besonders schwer zu besetzen sind bei uns die technologieaffinen Stellen. Da sich nicht nur OTTO im Kulturwandel befindet, haben wir über den Standort Hamburg hinweg, deutschlandweit große Konkurrenz. Diese Stellen sind sehr vielfältig und reichen von Scrum-Mastern oder Projektmanagern im Tech-Umfeld, bis hin zu Entwicklern, DevOps oder agilen Produktmanagern. Wir versuchen verstärkt auf die aktive Ansprache zu setzen. Das beinhaltet sowohl ein internes, eigenes Active-Sourcing, ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, als auch ein Corporate-Influence-Programm.
GOOGLE FOR JOBS - Nie wieder teure Stellenanzeigen auf Job-Plattformen schalten!
Eine spezialisierte Job-Suche, durch die Talente offene Stellen sofort finden: Das verspricht Google for Jobs. Software, die für Google for Jobs optimiert ist, ermöglicht es, Talente durch die bekannte Google-Suche direkt auf Ihre Karriereseite zu gelangen - Es müssen keine teuren Anzeigen mehr auf bekannten Job-Plattformen platziert werden.
Ziele des Bewerbermanagements
+ Zeit- und Kostenersparnis
+ effiziente Personalbeschaffung
+ Gewährleisten des Datenschutzes
+ Reibungsloser Bewerbungsprozess
+ Schlanke Prozesse
+ Reduzierter administrativen Aufwand
+ Transparenz
+ Zielführende Kommunikation
+ Vertraulichkeit wahren
+ Kandidaten über Bewerbungsstatus informieren
+ Employer Branding
Ablauf des Bewerbermanagements
STELLENPROFIL
- Bewerbermanagement beginnt in dem Moment, in dem eine Stelle frei wird. Rekruter benötigen zunächst wichtige Informationen über die Jobanforderungen, die der zukünftige Mitarbeiter erfüllen soll und über Fähigkeiten und Expertise, die für die Tätigkeit erforderlich sind.
- Zielgruppenanalyse: Welche Kandidaten sind wo zu finden?
- Wahl der Rekrutinginstrumente: Welche Forderungen stellen die Kandidaten? Wie sind die Kandidaten zu gewinnen?
- Stellenanzeige schalten und bekannt machen, Active-Sourcing beginnen
BEWERBUNGSEINGANG
- Bewerbungen erfassen – Bewerberpool anlegen
- Bewerbungsunterlagen auswerten und bestätigen
- Kandidaten über Bewerbungsstatus informieren
- Unterlagen an entsprechende Stellen weiterleiten
AUSWAHLPROZESS
- Positive Kandidaten an entsprechende Stellen weiterleiten (Prescreening)
- Kandidatenübersicht zum Vergleich nutzen (Ranking bilden)
KONTAKTAUFNAHME
- Interviewtermine mit Kandidaten vereinbaren
- Eignungsdiagnostik durchführen
- Negative Kandidaten in Talentpool aufnehmen
- Vertrag aufsetzen
Bewerberproblematik in deutschen Unternehmen
In Deutschland gibt es rund 3,5 Millionen Unternehmen. Alle haben ein Problem mit Bewerbern.
A. Der Bewerberansturm ist zu groß - davon sind circa 20 % betroffen
B. Es herrscht Bewerbermangel – so kennen es die restlichen 80 %
Lösung Fall A: Strenge Auswahlverfahren, Bewerbungsprozess mit Hürden ausstatten
Lösung Fall B: Employer Branding, niedrige Schwellen, Candidate Experience
Active Sourcing als Option des Bewerbermanagements
Active Sourcing meint die eigenständige, proaktive Suche, Ansprache und Rekrutierung geeigneter Kandidaten. Active Sourcing wird in vielen Unternehmen als Stellenbesetzungsmethode eingesetzt und gliedert sich in die frühe Phase des Bewerbermanagements. Sobald Kontakt hergestellt ist, unterscheidet sich der weitere Prozess nicht mehr von dem den klassiche Bewerbungen durchlaufen.
Heute gibt es für das Aufspüren von Spezialisten jeder Karrierestufe viele verschiedene Möglichkeiten.
Erfahren Sie mehr über professionelles Active Sourcing.
Bewerbermanagement - Software
In jeder Etappe des Bewerbermanagements können Softwarelösungen Maßnahmen der Prozessoptimierung sein. Mit einem erfolgreichen Bewerbermanagementsystem können sich Kandidaten einfach und schnell bewerben. Sie können Karrieredaten aus sozialen Netzwerken importieren und werden durch automatisierte E-Mails über ihren Bewerbungsstatus informiert.
Für Rekruter entstehen weitere Möglichkeiten - Anzeigenschaltung und Active Sourcing Maßnahmen können auf typische Mediennutzung von bestimmten Zielgruppen abgestimmt werden; Lebenslaufdaten können automatisch ins System übertragen werden. Per Mausklick können alle nötigen Informationen für die jeweiligen Verantwortlichen entsprechend der Berechtigungsstruktur zur Verfügung gestellt werden. Personaler und Fachbereiche erhalten schnell Antwort auf dringende Fragen:
- Welchen Status hat die Bewerbung?
- Welche Prozessschritte sind sehr effizient, welche müssen optimiert werden?
- Welche Rekruter sind wie erfolgreich?
- Kann ich oder ein Kollege einem Bewerber Rückmeldung bei Rückfragen geben?
- Wie viele Kandidaten haben Interesse an einer Stelle?
- Wie konkret ist dieses Interesse?
- Aus welchen Gründen sind Kandidaten nicht interessiert an einer Stelle?
Onboarding als Erfolgziel des Bewerbermanagements
Der erste Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur entscheidet über Motivation, Engagement und Grad der Eigeninitiative neuer Mitarbeiter. Erste Eindrücke sammelt ein Mitarbeiter über einen gewissen Zeitraum hinweg. Wenn das Bewerbermanagement erfolgreich funktioniert und Bewerber gefunden werden gilt es, diese auch erfolgreich ins Unternehmen einzuführen. Entspricht die Eintrittsphase nicht den Erwartungen des neue Mitarbeiters, kann es schnell passieren, dass die Bemühungen während des Rekruting-Prozesses umsonst gewesen sind und der Mitarbeiter noch in der Probezeit kündigt.
In Zeiten eines sich verschärfenden Fach- und Führungskräftemangels ist es daher notwendig, dass es Unternehmen vor allem beim Onboarding gelingt, Mitarbeiter nachhaltig zu binden.
