Desk Sharing - Die flexible Bürolösung der Zukunft

Traditionelle Arbeitsplatzkonzepte rücken zunehmend in den Hintergrund; Arbeitnehmer fordern zunehmend flexible Arbeitsmodelle. Dadurch gewinnen innovative Bürokonzepte mehr und mehr an Bedeutung. Desk Sharing hat sich dabei hervorgetan, da es nicht nur die Art und Weise verändert, wie Arbeitsplätze organisiert sind, sondern auch, wie Teams zusammenarbeiten. Dieses Modell bricht die klassische Vorstellung eines festen Arbeitsplatzes auf und fördert eine dynamischere Nutzung des Büroumfelds. Klingt spannend? Ist es auch!

Was genau verbirgt sich hinter Desk Sharing?

Desk Sharing ist eine flexible Arbeitsplatzstrategie, bei der sich Mitarbeiter Arbeitsplätze teilen, anstatt einen fest zugewiesenen Schreibtisch zu haben. Diese Praxis basiert auf der Annahme, dass nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Desk Sharing erfordert ein hohes Maß an Koordination und Flexibilität sowohl von den Mitarbeitern als auch vom Management, bietet jedoch zahlreiche Vorteile hinsichtlich Raumnutzung und Kollaboration.

Fun Fact

Laut einer Studie nutzen bereits mehr als 30% der Großunternehmen weltweit Desk-Sharing-Modelle. (Quelle: Global Workplace Analytics)

Laut einer Studie nutzen bereits 60% der Fortune 500 Unternehmen das Desk Sharing Modell (Quelle: Forbes).

Konkrete Desk Sharing Situationen in der Praxis

In einem Technologieunternehmen teilen sich Entwickler und Designer Arbeitsplätze, um Wissenstransfer und Kreativität zu fördern.
Ein Start-up nutzt Desk Sharing, um in einem kleinen Büro flexibel zu bleiben und gleichzeitig Kosten niedrig zu halten.
In einem Vertriebsbüro teilen sich Außendienstmitarbeiter Schreibtische, da sie meist unterwegs sind und selten gleichzeitig im Büro.
Ein Beratungsunternehmen implementiert Desk Sharing, um seine Büros an verschiedenen Standorten für Mitarbeiter zugänglich zu machen und Reisezeiten zu minimieren.
Eine Marketingagentur benutzt Desk Sharing, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihren Arbeitsplatz je nach Projektphase und Teamzusammensetzung frei zu wählen.

Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Die zunehmende Popularität von Desk Sharing kann auf verschiedene Ursachen zurückgeführt werden, darunter die steigende Nachfrage nach flexiblen Arbeitsbedingungen (Homeoffice), die Kostenreduktion bei der Bürogestaltung, da Flächen effizienter genutzt, indem Tische doppelt besetzt werden. Arbeitgeber und Teamleiter erhoffen sich dadurch zudem mehr Team-übergreifenden Austausch und Kommunikation, wenn Mitglieder unterschiedlicher Teams plötzlich nebeneinander sitzen.

Kritiker merken auf der anderen Seite an, dass Desk Sharing auch Herausforderungen mit sich bringt. Ein Beispiel ist das Fehlen eines "eigenen" Raums, was zu einem Verlust des Zugehörigkeitsgefühls führen und sich dadurch negativ auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann. Außerdem kann es genau durch die Durchmischung auch eher zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit kommen, z.B. dann, wenn Teams über verschiedene Arbeitsplätze verteilt sind.

Zusammengefasst:

Verbesserte Flexibilität und Mobilität für Mitarbeiter
Kosteneinsparungen durch reduzierten Flächenbedarf
Effizientere Nutzung der IT- und Büroressourcen
Förderung von (interdisziplinärer) Teamarbeit und Kommunikation
Mögliche Schwierigkeiten bei der persönlichen Organisation
Potenzielle Herausforderungen in der Zusammenarbeit (innerhalb der Teams)
Notwendigkeit einer ständigen Koordination
Mögliche Gefühle von Anonymität und Isolation

Desk Sharing im eigenen Unternehmen einführen

Die Einführung von Desk Sharing erfordert eine gründliche Planung, die sowohl technische als auch kulturelle Aspekte berücksichtigt. Zuerst sollte eine genaue Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um die optimale Anzahl und Art der flexiblen Arbeitsplätze zu ermitteln. Daraufhin ist es wichtig, Richtlinien für die Nutzung und Buchung der Arbeitsplätze zu etablieren und die Mitarbeiter ausführlich über die Vorteile und Funktionsweise zu informieren. Die Umstellung auf Desk Sharing sollte schließlich in Phasen erfolgen, um Anpassungen vorzunehmen und Feedback von Mitarbeitern zu berücksichtigen.

Tipps beim Desk Sharing

Stellen Sie sicher, dass ausreichend Arbeitsmittel und persönlicher Stauraum für alle Mitarbeiter vorhanden sind.
Nutzen Sie moderne Buchungssysteme, um Konflikte bei der Arbeitsplatzwahl zu vermeiden.
Schaffen Sie klare Regelungen und Richtlinien für die Nutzung der Arbeitsplätze.
Fördern Sie eine offene Kommunikationskultur, um Bedenken und Feedback der Mitarbeiter aufzunehmen.

Mehr als nur Arbeitstische?

Desk Sharing ist mehr als nur eine Methode zur Raumoptimierung - es ist ein Ansatz, der die Kultur im Unternehmen transformieren kann. Es fördert Flexibilität, Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen unterschiedlichen Teams. Es ist dabei nicht nur ein Mittel der effizienteren Raumnutzung und Kosteneinsparung, sondern ein bewusster Eingriff in die Dynamik von Teams bis hin zu einem Mittel, Innovationsgeist im Unternehmen voranzutreiben.

FAQs

Ist Desk Sharing für jedes Unternehmen geeignet?: Desk Sharing eignet sich besonders für Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten und hoher Mobilität der Mitarbeiter. Für Branchen, in denen Mitarbeiter auf spezifische Arbeitsmittel angewiesen sind, ist das Modell nicht ideal.
Wie wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter einen Arbeitsplatz findet?: Durch die Einführung einer geeigneten Softwarelösung, die ein Reservierungssystem beinhaltet, können Mitarbeiter im Voraus Arbeitsplätze buchen.
Was passiert mit persönlichen Gegenständen der Mitarbeiter?: Es sollten abschließbare Schränke oder Fächer bereitgestellt werden, in denen Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände sicher aufbewahren können.