Digitale Personalakte
Organisieren Sie Mitarbeiterdaten, Dokumente und Reports zentral, sicher und jederzeit mobil verfügbar. Automatisierte Workflows und Self Service entlasten die Personalabteilung und schaffen Zeit für Ihre Mitarbeitenden.
Personalverwaltung Software für schlanke HR Prozesse
Verwalten Sie Personalakten, Abwesenheiten, Zeiten und Lohnabrechnung digital und sicher, im Browser auf allen Geräten.
Bereits mehr als 1 Million Nutzer
Die ganze Personalverwaltung auf einer Plattform
Ein Datenstamm für Personalakte, Lohn, Abwesenheiten und Zeiten.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Prüfen, bearbeiten und übermitteln Sie alle abrechnungsrelevanten Daten zentral. Automatische Erinnerungen, Self Service und die Anbindung an Ihr Abrechnungssystem sparen Zeit und vermeiden Fehler jeden Monat.
Abwesenheiten
Verwalten Sie Urlaub, Krankmeldungen und andere Fehlzeiten digital, mit Self Service, Vertretungsregelung und automatischen Erinnerungen. So vermeiden Sie Unterbesetzung und behalten im Team den Überblick.
Zeiterfassung
Erfassen Sie Arbeitszeiten, Projektzeiten und Pausen per Terminal, mit einem Klick am Arbeitsplatz oder unterwegs auf dem Smartphone. Führungskräfte und HR sehen den aktuellen Stand in Echtzeit und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.
Onboarding & Exit
Gestalten Sie den Einstieg neuer Mitarbeitender und den Austritt effizient, transparent und sicher. Digitale Abläufe, Self Service und automatische Erinnerungen begleiten jeden Schritt vom ersten bis zum letzten Tag.
Alle Personaldaten mit einem Klick verwalten
Mit der digitalen Personalakte organisieren Sie alle Mitarbeiterdaten, Dokumente und KPI-Reports zentral, sicher und auf allen Geräten verfügbar. Automatisierte Workflows, Self-Service und Echtzeit-Analysen entlasten Ihr HR-Team. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Ihre Mitarbeitenden.
Lohndaten auf einen Blick prüfen und freigeben
Prüfen, bearbeiten und übermitteln Sie alle abrechnungsrelevanten Daten zentral, sicher und effizient. Dazu gehören automatisierte Erinnerungen, Self-Service für Mitarbeitende und die nahtlose Integration ins Abrechnungssystem. So sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und sorgen für reibungslose, DSGVO-konforme Abläufe im gesamten Unternehmen.
Urlaub und Krankheit einfach erfassen
Verwalten Sie Urlaube, Krankmeldungen und andere Fehlzeiten einfach digital, inklusive Self-Service, Vertreterregelung und automatischen Erinnerungen. So vermeiden Sie Unterbesetzungen, steigern die Transparenz im Team und sorgen für nahtlose, DSGVO-konforme Prozesse im gesamten Unternehmen.
Anwesenheiten mit einem Klick erfassen
Behalten Sie Ihre Arbeitszeiten im Griff: Erfassen Sie Anwesenheiten, Projektzeiten und Pausen digital per Terminal, mit OneClick am Arbeitsplatz oder unterwegs auf dem Smartphone. Führungskräfte und HR erhalten in Echtzeit Transparenz, während automatische Erinnerungen, Self-Service und DSGVO-konforme Datenhaltung für Effizienz und Sicherheit sorgen. So sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen spielend einfach.
Vor dem ersten Arbeitstag schon mittendrin
Gestalten Sie den Einstieg neuer Talente und den Austritt von Mitarbeitenden effizient, transparent und sicher. Digitale Prozesse, Self-Service, Echtzeit-Feedback und automatische Erinnerungen sorgen für begeisterte Mitarbeitende, fundierte Analysen und maximale Compliance, vom ersten Tag bis zum letzten.
delta pronatura wickelt seine HR Prozesse noch effizienter ab
Die Software passt sich an die Abläufe des Unternehmens an und nicht umgekehrt. Führungskräfte, Personaler und Beschäftigte geben nach der Einführung durchweg positives Feedback.
Unser Unternehmen befindet sich im Wandel – so ist auch die Digitalisierung eines unserer Fokusthemen. Wir haben uns für HR Puls entschieden, da die Software uns die Möglichkeit bietet, sich an unsere Prozesse anzupassen und nicht anders herum, durch eine intuitive Bedienung überzeugt und wir unsere Prozesse noch effizienter abwickeln können. Das Feedback von Führungskräften, Personalern und Mitarbeitern ist nach der Einführung von HR Puls durchweg positiv. Wir können HR Puls guten Gewissens weiterempfehlen
Ines Hentschel-KrausHead of HR, delta pronatura Dr. Krauss & Dr. Beckmann KG
Was eine Personalverwaltung Software leisten muss
Personalverwaltung umfasst alle Aufgaben rund um das Arbeitsverhältnis, vom Eintritt bis zum Austritt. Oft verteilen sie sich auf Papierakten, Tabellen und einzelne Programme. Eine Personalverwaltung Software, oft auch Mitarbeiterverwaltung oder Personalsoftware genannt, bündelt sie auf einer Datenbasis, damit HR, Führungskräfte und Beschäftigte mit denselben aktuellen Daten arbeiten.
- Stammdaten, Verträge und Dokumente liegen zentral in der digitalen Personalakte und sind per Volltextsuche in Sekunden gefunden.
- Im Abwesenheitsmanagement beantragen Beschäftigte Urlaub selbst, Führungskräfte genehmigen und das Urlaubskonto aktualisiert sich automatisch.
- Die Zeiterfassung läuft am Terminal und im Browser auf allen Geräten und führt Arbeitszeitkonten und Überstunden automatisch.
- Änderungen, Abwesenheiten und Zeiten fließen in die vorbereitende Lohnbuchhaltung und gehen nach der Freigabe an Ihr Lohnprogramm.
- Beim Onboarding sehen neue Beschäftigte schon vor dem ersten Tag Ansprechpartner, Termine und Aufgaben. Beim Austritt zeigt eine Exitbefragung die Gründe.
- Die Software erinnert automatisch an Fristen, Jubiläen, geplante Abwesenheiten sowie Eintritte und Austritte.
- HR erstellt Bescheinigungen und Zeugnisse zentral im System, mit den Daten aus der Personalakte.
Sie können mit einzelnen Modulen starten und weitere ergänzen, ohne Schnittstellen zwischen den Modulen. So wird die Personalverwaltung Schritt für Schritt digital und die Software wächst mit Ihrem Unternehmen. Mehr als 1 Mio. Nutzer arbeiten bereits mit HR Puls.
Employee Self Service für Mitarbeitende und Führungskräfte
Anträge, Daten und Dokumente laufen ohne Umweg über HR, im Browser auf allen Geräten oder am Terminal.
Eigene Daten pflegen
Beschäftigte aktualisieren Anschrift und Stammdaten selbst, Änderungen mit Genehmigungspflicht gehen an HR.
Urlaub und Krankheit melden
Urlaub beantragen Beschäftigte mit einem Klick, die Krankmeldung samt AU laden sie per Smartphone hoch.
Arbeitszeiten erfassen
Gestempelt wird mit einem Klick am PC, auf dem Smartphone oder am Terminal mit Chipkarte, PIN oder Fingerprint.
Lohnabrechnung abrufen
Lohnabrechnungen und Bescheinigungen stehen digital bereit, fehlende Unterlagen laden Beschäftigte selbst hoch.
Manager Self Service
Führungskräfte genehmigen Anträge, sehen den Teamkalender und prüfen die Arbeitszeiten ihres Teams.
Automatische Erinnerungen
Fehlt eine AU oder läuft eine Frist ab, erinnert die Software die zuständige Person automatisch.
Personalverwaltung mit Rollen und Rechten bis auf Feldebene
Personaldaten sind besonders sensibel. In HR Puls lassen sich Rollen und Rechte bis auf einzelne Felder konfigurieren. So sieht die Lohnbuchhaltung nur abrechnungsrelevante Daten, eine Führungskraft ihr Team und jede beschäftigte Person ihre eigene Akte.
- Das interaktive Organigramm zeigt Teams, Abteilungen und Geschäftsbereiche, auch mit Doppelspitzen und Projektteams. Neue Beschäftigte und Wechsel übernimmt es automatisch.
- Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, Altersstruktur, Krankheitstage und Fluktuation stehen in Echtzeit bereit, filterbar nach Team, Zeitraum und Rolle.
- Tochtergesellschaften führen Sie als eigene Mandanten mit getrennten Daten und Rechten.
- Mehrstufige Freigaben laufen als Workflow, jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
- Die Daten liegen in einer eigenen Datenbank auf Servern in Deutschland, die Anmeldung ist per SSO mit SAML möglich.
- Der Betriebsrat bestimmt bei der Einführung mit (§ 87 BetrVG). Die Unterlagen für seine Prüfung stellen wir bereit.
Welche Funktionen in jedem Modul enthalten sind, zeigt die Übersicht der Grundfunktionen aller Module.
So führen Sie die Personalverwaltung Software ein
Erfahrene Projektleiter begleiten Sie von der ersten Demo bis zum laufenden Betrieb.
Anforderungen klären
In einer persönlichen Demo sehen Sie HR Puls mit Ihren eigenen Abläufen. Auf Wunsch vermitteln wir den Austausch mit Kunden.
Prozesse abstimmen
HR Experten helfen, Vorlagen, Modelle und Abläufe zu vereinheitlichen. IT, Datenschutz und Betriebsrat erhalten die Unterlagen für ihre Prüfung.
System einrichten
Rollen, Rechte, Vorlagen und Workflows sind vorkonfiguriert und werden an Ihr Unternehmen angepasst. Bestehende Daten übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen.
Starten und erweitern
Administratoren werden geschult, Beschäftigte arbeiten ohne Schulung. Nach dem Start hilft der Support schnell und kompetent, weitere Module ergänzen Sie jederzeit.
OTTO optimiert das Onboarding stetig mit dem Feedback neuer Beschäftigter
Aus den Austrittsgründen erkennt OTTO Trends, versteht die Fluktuation besser und kann gezielt darauf reagieren.
Alle Kandidaten, die unseren Bewerbungsprozess durchlaufen haben und schließlich bei OTTO einsteigen, sollen sich vom ersten Moment in ihrer neuen Position wohlfühlen. Sie sollen sich schnell zurechtfinden, um ihr volles Potential entfalten zu können. Mit HR Puls messen und visualisieren wir wie zufrieden die neuen Kandidaten mit der Einarbeitung sind und erfragen gezielt nach Verbesserungsvorschlägen und -wünschen. Dies unterstützt uns sehr dabei unsere Onboarding-Prozesse stetig zu optimieren. Die Gründe, warum Beschäftigte OTTO verlassen sind weitere wertvolle Informationen über die wir Trends und Entwicklungen erheben und die uns ermöglichen Fluktuationen besser zu verstehen und reagieren zu können.
Bennet SchlotfeldtPersonalreferent Talent & Performance Management, OTTO GmbH & Co KG
So schützt HR Puls Ihre Personaldaten
Die wichtigsten Nachweise für Ihre IT und Ihren Datenschutz auf einen Blick.
Hosting ausschließlich in Deutschland
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, Datensicherungen und Updates laufen automatisch.
Verschlüsselt und getrennt
Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, jeder Kunde nutzt eine eigene Datenbank.
Rollen und Rechte bis auf Feldebene
Sie legen für jedes Modul fest, wer welche Daten sieht und bearbeitet, bis auf einzelne Felder.
Anmeldung per SSO mit SAML
Beschäftigte melden sich mit ihrem bestehenden Firmenkonto an, Zugänge steuern Sie zentral über Ihren Identity Provider.
Löschkonzept
Ein dokumentiertes Löschkonzept legt fest, wann Personaldaten gelöscht werden.
AVV und TOM auf Anfrage
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage.
Häufige Fragen zur Personalverwaltung Software
HR Puls bietet Employee Self Service in der gesamten Personalverwaltung. Beschäftigte pflegen ihre Daten, beantragen Urlaub, melden Krankheit samt AU, erfassen Arbeitszeiten und rufen Lohnabrechnungen ab, im Browser auf allen Geräten. Führungskräfte genehmigen Anträge direkt in der Software.
HR Puls automatisiert die wiederkehrenden Schritte der Personalverwaltung. Anträge laufen über Freigabeworkflows, das System erinnert an Fristen, Ein- und Austritte, und Zeiten und Abwesenheiten fließen automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung. Aus einer Bewerberakte entsteht per Klick ein Personalstamm. Über 1 Mio. Nutzer arbeiten mit HR Puls.
HR Puls läuft in der Cloud und braucht keine Installation. Erfahrene Projektleiter konfigurieren das System mit Ihnen, Schulungen sind inklusive. Weil die Software selbsterklärend ist, arbeiten Beschäftigte ohne Schulung damit.
In HR Puls stempeln gewerbliche Beschäftigte am Terminal per Chipkarte, PIN oder Fingerprint, ganz ohne eigenen PC. Fahrer und Außendienst nutzen HR Puls im Browser auf dem Smartphone für Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Lohnabrechnungen.
Ja. Alle Module lassen sich einzeln oder kombiniert nutzen. Weil sie auf einer Datenbasis laufen, brauchen sie untereinander keine Schnittstellen.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Lernen Sie HR Puls in einer persönlichen Demo kennen
Ein Produktexperte zeigt Ihnen in 60 Minuten online die Module für Recruiting, Personalverwaltung, Zeiterfassung und Personalentwicklung.
