Das kleine Einmaleins der Dienstreisen: Grundlagen, Rechte und Pflichten

Das Thema Dienstreisen kann komplex und auf den ersten Blick unübersichtlich erscheinen. In diesem Artikel erläutern wir systematisch alle wichtigen Aspekte rund um das Thema Dienstreisen und klären häufig gestellte Fragen. Wir bieten Ihnen eine fundierte Orientierungshilfe zu Definitionen, Dauer, Arbeitszeitregelungen, Verpflichtungen und Erstattungen.

Definition Dienstreise: Was ist eine Dienstreise und was zählt dazu?

Eine Dienstreise ist eine beruflich bedingte Reise, die aus dienstlichen Gründen erforderlich ist. Im Gegensatz dazu steht der Dienstgang, der in der unmittelbaren Umgebung des festen Arbeitsplatzes stattfindet. Eine Dienstreise kann vielfältige Anlässe haben, darunter:

• Kundentermine
• Meetings
• Messen
• Verkaufsgespräche
• Geschäftsessen
• Besuche anderer Firmenstandorte

Beispiel: Ein Mitarbeiter besucht einen Kunden in einer anderen Stadt, um ein wichtiges Verkaufsgespräch zu führen. Diese Reise fällt unter den Begriff Dienstreise.

Wie lange darf eine Dienstreise dauern?

Nach dem europäischen Arbeitsrecht gibt es keine Mindest- oder Höchstdauer für Dienstreisen. Allerdings gelten Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern, als Entsendung. In solchen Fällen müssen die mit der Reise verbundenen Zulagen versteuert werden.

Beispiel: Ein Ingenieur, der für ein Projekt für vier Monate in ein anderes EU-Land entsendet wird, muss seine Zulagen versteuern lassen.

Ist die Fahrzeit bei Dienstreisen Arbeitszeit?

Ja, die Fahrzeit während einer Dienstreise gilt als Arbeitszeit, vorausgesetzt, sie erfolgt während der regulären Arbeitszeit. Dies schließt auch die Zeit ein, in der der Mitarbeiter während der An- oder Abreise nicht arbeitet.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der während der Dienstreise mit dem Zug fährt und dabei keine beruflichen Aufgaben erledigt, kann diese Reisezeit dennoch als Arbeitszeit geltend machen.

Sind Mitarbeiter zu Dienstreisen verpflichtet?

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu einer Dienstreise aufzufordern. Allerdings sollte diese Anweisung im Einklang mit dem Arbeitsvertrag und den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen stehen.

Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter kann aufgefordert werden, an einer internationalen Messe teilzunehmen, sofern dies im Rahmen seiner vertraglichen Pflichten liegt.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Reisekosten zu bezahlen?

Normalerweise erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten. Dazu zählen:

• Fahrkosten
• Maut und Kilometergeld (0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer, Stand: 2023)
• Verpflegung
• Parkgebühren
• Versicherungen
• Kosten für geschäftliche Telefonate
• Portokosten

Allerdings ist der Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet, diese Kosten zu übernehmen. Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, können Angestellte diese als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit über die Einkommenssteuer absetzen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter legt eine Reisekostenabrechnung vor, in der sämtliche angefallenen Kosten detailliert aufgelistet sind. Der Arbeitgeber erstattet ihm diese Kosten in der Regel.

Anspruch auf Tagegeld während einer Dienstreise

Neben den Reisekosten entsteht während einer Dienstreise zusätzlich ein Verpflegungsmehraufwand. Der Gesetzgeber legt ihn jährlich neu durch die Verpflegungspauschale fest. Diese Pauschale soll die zusätzlichen Ausgaben für Mahlzeiten und Getränke während der Dienstreise abdecken.

Tagegeld-Pauschalen in Deutschland:

• Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der für eine dreitägige Dienstreise in eine andere Stadt reist, erhält eine Verpflegungspauschale, die seine zusätzlichen Ausgaben für Mahlzeiten während dieser Zeit kompensiert.

Besonderheiten bei Dienstreisen ins EU-Ausland

Für Dienstreisen ins EU-Ausland ab 3 Monaten benötigen Geschäftsreisende eine A1-Bescheinigung. Diese Bescheinigung verhindert, dass der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge in zwei Ländern zahlen muss. Sie bestätigt, dass der Arbeitnehmer während der Auslandstätigkeit weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem versichert ist.

Beispiel: Ein deutscher IT-Spezialist, der für eine Woche nach Frankreich reist, um dort an einem Projekt zu arbeiten, muss keine A1-Bescheinigung mitführen. Ein deutscher Angestellter, der ein halbes Jahr in einer Zweigstelle in den USA arbeiten soll, muss eine A1-Bescheinigung vorweisen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Dienstreisen viele Aspekte und Regelungen umfassen, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig sind. Eine klare Kommunikation und ein fundiertes Verständnis der geltenden Vorschriften können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Abwicklung von Dienstreisen zu gewährleisten.