Digitale Personalakte
Organisieren Sie Mitarbeiterdaten, Dokumente und Reports zentral, sicher und jederzeit mobil verfügbar. Automatisierte Workflows und Self Service entlasten die Personalabteilung und schaffen Zeit für Ihre Mitarbeitenden.
Zeiterfassung Software für Unternehmen
Alle An- und Abwesenheiten auf einen Blick: für mehr Transparenz, effiziente Prozesse und gesetzeskonforme Abläufe
Bereits mehr als 1 Million Nutzer
Arbeits- und Projektzeiten einfach erfassen
Unsere Zeiterfassungssoftware ermöglicht die Arbeitszeiterfassung auf drei Wegen: klassisch am Terminal, per OneClick am Arbeitsplatz oder unterwegs im Browser auf dem Smartphone. So passt sich das Zeiterfassungssystem an jeden Arbeitsplatz und jede Betriebsgröße an. Führungskräfte und HR erhalten in Echtzeit einen Überblick und können bei Bedarf Abwesenheiten genehmigen oder Dienstpläne direkt in der Software korrigieren.
Zeiterfassungssoftware auch für gewerbliche Beschäftigte
Moderne Terminals machen die elektronische Zeiterfassung unkompliziert, auch ohne PC- oder Smartphone-Zugang. Mitarbeitende checken bequem ein und aus, sehen Arbeitskonten und Salden ein und greifen bei Bedarf auf ihre digitale Personalakte zu. So wird die Arbeitszeiterfassung im gewerblichen Umfeld effizient, transparent und rechtssicher.
Anwesenheiten im Blick für eine leichtere Arbeitsplanung
Mit einer umfassenden Zeiterfassungssoftware werden alle An- und Abwesenheiten sowie Projektzeiten übersichtlich dargestellt. Führungskräfte können auf dieser Datenbasis individuelle Auswertungen für ihre Abteilung erstellen und die Arbeitsplanung sowie Projektzeiterfassung gezielt optimieren.
Alle Funktionen der Zeiterfassung Software
DSGVO-Konformität
Sicheres und einfaches Einhalten der aktuell geltenden Datenschutzvorschriften, direkt in der Zeiterfassungssoftware integriert.
Echtzeit-Analyse
Reports und KPIs stehen durch die stetige Aktualisierung der Daten in der Zeiterfassung online stets zur Verfügung.
Anwesenheiten
Arbeitszeiten unter Berücksichtigung vertraglicher und gesetzlicher Vorgaben zuverlässig erfassen.
Aufgabenmanagement
Erleichterte Aufgabenteilung durch Übersicht über Anwesenheiten und Kapazitäten.
Mehrsprachigkeit
Die Sprachauswahl ermöglicht reibungslose Prozesse in internationalen Teams.
Employer Branding
Arbeitgeberattraktivität durch moderne, digitale Zeiterfassungsprozesse steigern.
Prozesse anpassen
Mit konfigurierbaren Arbeitszeitkonten den Überblick auch bei Projektzeiterfassung behalten.
Erinnerungsfunktion
Das Zeiterfassungssystem erinnert an Events, Geburtstage, Jubiläen, geplante Abwesenheiten, Ein- und Austritte etc.
Zugriffsrechteregelung
Ein bedienerfreundliches Berechtigungssystem sorgt für Datenschutz und Anwenderfreundlichkeit.
One-Click-Technologie
Arbeitszeiten mit einem Klick erfassen, am Terminal, per Fingerprint, am PC oder im Browser auf dem Smartphone.
Zuverlässige Messung
Zuverlässige Arbeitszeitmessung durch verschiedene, individuell konfigurierbare Arbeitszeitkonten.
Self-Service
Beschäftigte haben online Zugriff auf ihre eigenen Daten, Anträge, Bescheinigungen und weitere Funktionen der Zeiterfassungssoftware.
Was eine Zeiterfassungssoftware leistet
Mit einer Zeiterfassungssoftware erfassen Beschäftigte ihre Arbeitszeit am Terminal, am PC oder im Browser auf dem Smartphone. Arbeitszeitkonten und Salden führt die Software automatisch.
- Eine Zeiterfassungssoftware bietet eine einfache und effiziente Lösung, um Arbeitszeiten automatisch zu erfassen und zu verwalten.
- Im Browser auf Smartphone und Tablet erfassen und prüfen Beschäftigte ihre Arbeitszeiten auch unterwegs.
- Sicherheit steht bei der digitalen und elektronischen Zeiterfassung an erster Stelle, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.
- Die Integration einer digitalen Stempeluhr in die Zeiterfassungssoftware erleichtert den Übergang von traditionellen Methoden zur modernen Arbeitszeiterfassung.
- Besonders in Deutschland ist die gesetzeskonforme Zeiterfassung ein wichtiges Thema, bei dem eine geeignete Software als zuverlässige Hilfe dient.
- Dank der automatischen Erfassung sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren Fehlerquellen für einen effizienteren Arbeitsalltag.
Die Zeiterfassung in einer persönlichen Demo sehen
Mit der Zeiterfassungssoftware von HR Puls erfassen Beschäftigte Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten per PC, Smartphone oder Terminal. Führungskräfte und HR behalten Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten, Korrekturen und Auswertungen zentral und in Echtzeit im Blick.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland längst Realität. Das gilt unabhängig davon, ob ein eigenes Zeiterfassungsgesetz bereits final verabschiedet ist. Grundlage ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022, das auf einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019 aufbaut: Arbeitgeber müssen demnach ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden. Diese Verpflichtung leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ab und gilt für nahezu alle Betriebe, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Zusätzlich wird derzeit ein eigenes Arbeitszeiterfassungsgesetz vorbereitet, das die elektronische Zeiterfassung als verbindlichen Standard festschreiben und gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße vorsehen soll. Bei Verstößen gegen die Erfassungspflicht drohen schon heute empfindliche Bußgelder. Mit einer digitalen Zeiterfassungssoftware sind Unternehmen für diese Anforderungen gerüstet: Arbeitszeiten werden automatisch, manipulationssicher und revisionssicher dokumentiert, ganz ohne Papierlisten oder fehleranfällige Excel-Tabellen.
Gut zu wissen: Eine gesetzeskonforme Zeiterfassungssoftware schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern schafft auch im Streitfall Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen.
Wie genau sich die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung aktuell entwickeln und welche Übergangsfristen für unterschiedliche Unternehmensgrößen diskutiert werden, erfahren Sie im Beitrag Änderung Zeiterfassung 2027: Alle Neuerungen für Unternehmen im Überblick. Praktische Tipps zur konkreten Umsetzung im Unternehmen liefert außerdem der Artikel Zeiterfassungspflicht: So setzen Unternehmen die Anforderungen optimal um.
Nicht jede Zeiterfassungssoftware passt zu jedem Unternehmen. Ob Büro, Homeoffice, Baustelle oder Produktionshalle: Die Software muss sich an den Arbeitsplatz anpassen, nicht umgekehrt. Je nach Branche, Teamstruktur und Arbeitsmodell kommen unterschiedliche Erfassungsarten zum Einsatz:
Stationäre Zeiterfassung am Terminal Ideal für Produktion, Gewerbe und Standorte mit festen Arbeitsplätzen. Mitarbeitende stempeln per Chipkarte, PIN oder Fingerprint ein und aus, ganz ohne PC- oder Smartphone-Zugang. Am Terminal sehen sie zusätzlich ihre Arbeitszeitkonten und Salden ein.
Digitale Zeiterfassung am PC Per OneClick direkt am Arbeitsplatz erfassen Beschäftigte ihre Arbeitszeit, ohne den Workflow zu unterbrechen. Das ist besonders praktisch für Büro- und Wissensarbeit.
Zeiterfassung im Browser auf allen Geräten Für Außendienst, Handwerksbetriebe, Homeoffice und Baustellen unverzichtbar: Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeiten unterwegs im Browser auf Smartphone oder Tablet und ordnen sie direkt Projekten zu.
Elektronische Zeiterfassung mit Schnittstellen Kombiniert alle Erfassungswege in einem System und überträgt die Daten automatisch in Arbeitszeitkonten, Auswertungen und angebundene Lohnsoftware.
Eine gute Zeiterfassungssoftware deckt idealerweise mehrere dieser Erfassungsarten gleichzeitig ab, damit Unternehmen mit gemischten Teams (z. B. Büro plus Produktion) nicht mehrere Insellösungen betreiben müssen. Unabhängig vom Erfassungsweg laufen alle Daten in Echtzeit in einem zentralen System zusammen, so entsteht ein einheitlicher Überblick über die gesamte Belegschaft.
Neben der reinen Arbeitszeit spielt auch die korrekte Erfassung von Pausenzeiten eine zentrale Rolle für die Rechtssicherheit im Unternehmen. Das Arbeitszeitgesetz schreibt feste Ruhepausen ab bestimmten Arbeitszeiten vor. Eine moderne Zeiterfassungssoftware unterstützt dabei, diese Vorgaben automatisch einzuhalten und zu dokumentieren.
Mit konfigurierbaren Pausenregelungen lässt sich die Software an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anpassen:
- Feste Arbeitszeiten mit klar definierten Kernzeiten und Pausenfenstern
- Gleitzeit, bei der Beschäftigte Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit innerhalb eines Rahmens selbst bestimmen
- Vertrauensarbeitszeit, die weiterhin dokumentationspflichtig bleibt, aber mit vereinfachten Erfassungsprozessen umsetzbar ist
- Teilzeit- und Schichtmodelle, die individuelle Arbeits- und Pausenzeiten pro Mitarbeitendem berücksichtigen
So stellt die Zeiterfassungssoftware sicher, dass gesetzliche Pausenzeiten eingehalten werden, ohne dass HR oder Führungskräfte jede Pause manuell kontrollieren müssen.
Gerade bei Vertrauensarbeitszeit stellt sich häufig die Frage, wie Flexibilität und Dokumentationspflicht zusammenpassen. Mehr dazu lesen Sie in den Beiträgen Vertrauensarbeitszeit: Der Schlüssel zum Erfolg für Ihr Unternehmen? und Vertrauensarbeitszeit: Gesetzliche Regelungen im DACH-Raum.
Neben der klassischen Arbeitszeiterfassung gewinnt die Projektzeiterfassung zunehmend an Bedeutung, besonders für Agenturen, Beratungen, Dienstleister und projektbasierte Teams. Statt Arbeitszeit nur als reine Anwesenheit zu erfassen, ordnet eine Projektzeiterfassungssoftware jede geleistete Stunde einem konkreten Projekt oder Kunden zu.
Das ermöglicht:
- Transparente Projektkalkulation durch den Abgleich von geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden
- Abrechenbare Stunden im Blick für eine korrekte und nachvollziehbare Kundenabrechnung
- Auslastungsanalysen pro Mitarbeitendem, Team oder Abteilung
- Margenkontrolle auf Projektebene, um Rentabilität frühzeitig zu erkennen
Da Projektzeiten direkt in dieselbe Zeiterfassungssoftware einfließen wie reguläre Arbeitszeiten, entsteht kein doppelter Erfassungsaufwand. Führungskräfte erhalten stattdessen eine konsolidierte Sicht auf Anwesenheit, Auslastung und Projektfortschritt.
Eine der wichtigsten Funktionen jeder Zeiterfassungssoftware ist die automatische Führung von Arbeitszeitkonten. Statt Überstunden manuell zu berechnen, gleicht die Software Soll- und Ist-Arbeitszeit kontinuierlich ab und aktualisiert Salden in Echtzeit.
Damit lassen sich unter anderem folgende Fragen jederzeit beantworten:
- Wie viele Überstunden hat ein Mitarbeitender aktuell angesammelt?
- Wann sollten Überstunden ausgezahlt oder abgebaut werden?
- Welche Abteilungen arbeiten dauerhaft über oder unter ihrem Sollkontingent?
Da das Arbeitszeitgesetz insbesondere die Dokumentation von Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit vorschreibt, ist eine automatisierte, revisionssichere Erfassung nicht nur praktisch, sondern auch rechtlich relevant. Konfigurierbare Arbeitszeitkonten ermöglichen es zudem, unterschiedliche Modelle wie Gleitzeit- oder Jahresarbeitszeitkonten parallel im gleichen System abzubilden.
Fehler bei der Zeiterfassung lassen sich nie vollständig vermeiden. Entscheidend ist, wie transparent und nachvollziehbar sie korrigiert werden. Eine moderne Zeiterfassungssoftware bildet strukturierte Korrektur- und Freigabeprozesse direkt im System ab:
- Mitarbeitende können fehlerhafte Buchungen selbst melden oder Korrekturanträge stellen
- Führungskräfte erhalten Korrekturanfragen in Echtzeit zur Prüfung und Freigabe
- Jede Änderung wird für die revisionssichere Dokumentation nachvollziehbar protokolliert
- Genehmigungsworkflows lassen sich an bestehende Freigabestrukturen im Unternehmen anpassen
So bleibt die Zeiterfassung jederzeit korrekt, nachvollziehbar und gesetzeskonform, ohne dass HR händisch in Excel-Listen nachbessern muss.
Die Kosten für eine Zeiterfassungssoftware hängen von mehreren Faktoren ab: Anzahl der Nutzer, gewünschter Funktionsumfang, Einsatz von Terminals sowie benötigte Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsabrechnung. Üblich ist ein Preismodell pro Nutzer und Monat, das mit wachsender Mitarbeiterzahl gestaffelt ist.
Wichtige Faktoren bei der Kostenkalkulation:
- Grundfunktionen vs. Zusatzmodule (z. B. Projektzeiterfassung, Schichtplanung oder erweiterte Auswertungen)
- Hardware-Kosten bei Einsatz von Terminals oder biometrischer Erfassung
- Einrichtungsaufwand und Onboarding je nach Unternehmensgröße
- Vertragslaufzeiten und Flexibilität bei wachsenden Teams
Der günstigste Einstiegspreis ist dabei nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung: Entscheidend ist, ob die Software alle rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt und sich an das Unternehmen anpasst, statt zusätzlichen manuellen Aufwand zu erzeugen. Ein individuelles Angebot berücksichtigt die tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Eine leistungsfähige Zeiterfassungssoftware liefert nicht nur Rohdaten, sondern verwertbare Auswertungen für HR, Führungskräfte und Lohnbuchhaltung.
Reports und KPIs in Echtzeit Auswertungen zu Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und Projektzeiten stehen jederzeit aktuell zur Verfügung und sind individuell filterbar nach Abteilung, Team oder Zeitraum.
Exportfunktionen Erfasste Daten lassen sich unkompliziert exportieren, etwa für interne Reportings oder externe Prüfungen.
Schnittstellen zur Lohnabrechnung Zeitdaten fließen automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung und gehen nach Prüfung und Freigabe an das Lohnprogramm, etwa DATEV. Das vermeidet manuelle Doppelerfassung und Übertragungsfehler.
API-Anbindung an bestehende HR-Systeme Zeiterfassungsdaten lassen sich mit der digitalen Personalakte und weiteren HR-Prozessen verknüpfen, sodass alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.
Neben Arbeits- und Projektzeiten gehört auch die Verwaltung von Abwesenheiten zu einer vollständigen Zeiterfassungssoftware. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub oder Homeoffice-Tage werden zentral erfasst und sind für Führungskräfte sowie HR jederzeit einsehbar.
- Abwesenheitsanträge werden digital gestellt und direkt im System freigegeben
- Urlaubs- und Abwesenheitskonten werden automatisch aktualisiert
- Teamkalender zeigen auf einen Blick, wer wann verfügbar ist
- Erinnerungsfunktionen informieren rechtzeitig über geplante Abwesenheiten
Durch die Verknüpfung von Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten in einem System erhalten Führungskräfte eine vollständige Grundlage für die Personal- und Einsatzplanung.
Zeiterfassungsdaten enthalten sensible personenbezogene Informationen. Eine DSGVO-konforme Lösung berücksichtigt deshalb mehrere Aspekte:
- Serverstandort in Deutschland oder der EU als Basis für ein hohes Datenschutzniveau
- Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, um unbefugten Zugriff zu verhindern
- Bedienerfreundliches Berechtigungssystem, das genau steuert, wer welche Daten einsehen darf
- Biometrische Erfassung datenschutzkonform umsetzen, etwa bei Fingerprint- oder Gesichtserkennungs-Terminals
- Revisionssichere Protokollierung aller Änderungen und Zugriffe
Ein Serverstandort in der EU allein belegt zwar noch keine vollständige DSGVO-Konformität, ist jedoch ein wichtiges Auswahlkriterium. Unternehmen sollten zusätzlich prüfen, wie Auftragsverarbeitungsverträge, Löschfristen und Zugriffsrechte im jeweiligen System geregelt sind.
Da Zeiterfassungsdaten häufig eng mit der digitalen Personalakte verknüpft sind, lohnt sich auch ein Blick auf die neuen Pflichten: Digitale Entgeltakte und Personalakte ab 2027.
Die Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware gelingt mit einem strukturierten Vorgehen reibungslos:
- Anforderungen definieren: Welche Erfassungsarten, Schnittstellen und Arbeitszeitmodelle werden benötigt?
- Mitbestimmung berücksichtigen: Bei vorhandenem Betriebsrat besteht ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich Datenerfassung und Speicherfristen.
- System konfigurieren: Arbeitszeitkonten, Pausenregelungen und Berechtigungen werden auf das Unternehmen zugeschnitten.
- Mitarbeitende einbinden: Eine intuitive Bedienung an Terminal, PC und Smartphone erleichtert die Akzeptanz im Team.
- Echtzeit-Betrieb starten: Nach kurzer Einführungsphase stehen alle Auswertungen und Prozesse produktiv zur Verfügung.
Da die Software webbasiert als Cloud-Lösung bereitgestellt wird, entfällt der Aufwand für eigene Server. Wartung und Updates übernimmt der Anbieter.
Wer sich vor der Einführung noch unsicher ist, welche Anforderungen die passende Lösung überhaupt erfüllen muss, findet im Beitrag Bedarf ermitteln und Lastenheft erstellen eine strukturierte Anleitung für die Auswahl.
So schützt HR Puls Ihre Personaldaten
Die wichtigsten Nachweise für Ihre IT und Ihren Datenschutz auf einen Blick.
Hosting ausschließlich in Deutschland
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, Datensicherungen und Updates laufen automatisch.
Verschlüsselt und getrennt
Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, jeder Kunde nutzt eine eigene Datenbank.
Rollen und Rechte bis auf Feldebene
Sie legen für jedes Modul fest, wer welche Daten sieht und bearbeitet, bis auf einzelne Felder.
Anmeldung per SSO mit SAML
Beschäftigte melden sich mit ihrem bestehenden Firmenkonto an, Zugänge steuern Sie zentral über Ihren Identity Provider.
Löschkonzept
Ein dokumentiertes Löschkonzept legt fest, wann Personaldaten gelöscht werden.
AVV und TOM auf Anfrage
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage.
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassungssoftware
Ja. Auf Grundlage des BAG-Urteils von 2022 sowie der zugrunde liegenden EuGH-Entscheidung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Die Kosten richten sich meist nach Nutzeranzahl und Funktionsumfang und werden häufig pro Nutzer und Monat berechnet. Der genaue Preis hängt von Zusatzmodulen wie Projektzeiterfassung oder Terminal-Hardware ab.
Ja. Bei HR Puls liegen alle Daten auf Servern ausschließlich in Deutschland und werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Rollen und Rechte bis auf Feldebene legen fest, wer welche Zeitdaten sieht. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage.
Arbeitszeiten lassen sich klassisch am Terminal, per OneClick am PC oder unterwegs im Browser auf dem Smartphone erfassen, je nach Arbeitsplatz und Teamstruktur.
Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Anforderungen ist eine produktive Nutzung meist innerhalb weniger Wochen möglich.
HR Puls bietet die Zeiterfassung als Teil der HR Software. Zeiten, Abwesenheiten und Arbeitszeitkonten liegen in derselben Datenbasis wie die Personalakte, eine Schnittstelle zwischen den Modulen ist nicht nötig. Für Terminals arbeitet HR Puls mit Datafox und GFOS zusammen.
Zeiten, Überstunden und Abwesenheiten fließen automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung. Dort prüft die Lohnbuchhaltung die Daten, gibt sie frei und übergibt sie an DATEV oder ein anderes Lohnprogramm.
Mehrere Erfassungswege (Terminal, PC, Smartphone), automatisch geführte Arbeitszeitkonten, Pausenregeln nach Arbeitszeitgesetz, Korrektur und Freigabe im System, Auswertungen in Echtzeit und eine Übergabe an die Lohnabrechnung. HR Puls deckt all das in einer Software ab.
Legen Sie für Gleitzeit, Teilzeit oder Schichten eigene Arbeitszeitmodelle mit passenden Pausenregeln an. Die Software gleicht Soll und Ist laufend ab und führt die Salden automatisch. Im Homeoffice oder unterwegs erfassen Beschäftigte ihre Zeiten im Browser auf allen Geräten.
Machen Sie das Erfassen so einfach wie möglich und binden Sie das Team früh ein. In HR Puls stempeln Beschäftigte mit einem Klick, sehen ihr Zeitkonto jederzeit selbst und beantragen Korrekturen direkt. Die Software ist selbsterklärend, das senkt die Hürde.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Weniger Verwaltung in jedem Schritt
Einmal gepflegte Stammdaten stehen in jedem Modul bereit.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Prüfen, bearbeiten und übermitteln Sie alle abrechnungsrelevanten Daten zentral. Automatische Erinnerungen, Self Service und die Anbindung an Ihr Abrechnungssystem sparen Zeit und vermeiden Fehler jeden Monat.
Abwesenheiten
Verwalten Sie Urlaub, Krankmeldungen und andere Fehlzeiten digital, mit Self Service, Vertretungsregelung und automatischen Erinnerungen. So vermeiden Sie Unterbesetzung und behalten im Team den Überblick.
Onboarding & Exit
Gestalten Sie den Einstieg neuer Mitarbeitender und den Austritt effizient, transparent und sicher. Digitale Abläufe, Self Service und automatische Erinnerungen begleiten jeden Schritt vom ersten bis zum letzten Tag.
Lernen Sie HR Puls in einer persönlichen Demo kennen
Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach digitale Zeiterfassung sein kann. In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten in Ihrem Unternehmen künftig transparent, gesetzeskonform und ohne manuellen Mehraufwand erfasst werden.
