Reisekostenabrechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Das muss alles in die Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung umfasst mehrere Bestandteile, die alle korrekt dokumentiert und eingereicht werden müssen. Zu den wesentlichen Elementen gehören:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Diese Kostenarten müssen durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden, um eine ordnungsgemäße Erstattung oder steuerliche Absetzung zu gewährleisten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Reise offiziell vom Arbeitgeber beauftragt sein muss, sei es für Kundentermine, Fortbildungen oder andere geschäftliche Zwecke.

Wer übernimmt die Reisekosten?

In der Regel werden die Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen. Dies ist jedoch keine gesetzliche Pflicht. Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht erstattet, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung abzusetzen. Dies gilt für alle Kosten, die im Rahmen der Dienstreise anfallen, einschließlich Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten: Kilometerpauschalen und öffentliche Verkehrsmittel

Die Fahrtkosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Anreise zum Dienstort stehen. Hierzu zählen unter anderem:

• Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel
• Kilometerpauschalen für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs
• Parkgebühren
• Taxikosten

Beispielsweise können Arbeitnehmer, die ihr eigenes Auto für eine Dienstreise nutzen, die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Wichtig ist, dass alle Fahrtkosten durch entsprechende Belege wie Fahrkarten oder Tankquittungen nachgewiesen werden.

Übernachtungskosten: Was ist erstattungsfähig?

Übernachtungskosten entstehen, wenn eine Dienstreise eine oder mehrere Übernachtungen erfordert. Hierzu zählen:

• Hotelkosten
• Zusätzliche Kosten für Frühstück, sofern nicht im Hotelpreis inbegriffen
• Übernachtungen in Pensionen oder Ferienwohnungen

Auch hier ist es wichtig, dass die entstandenen Kosten durch Belege und Rechnungen nachgewiesen werden. Bei der Wahl der Unterkünfte sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Kosten im Verhältnis zur Dauer und dem Zweck der Reise angemessen sind.

Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen und tatsächliche Kosten

Der Verpflegungsmehraufwand deckt die zusätzlichen Kosten ab, die durch die Verpflegung während der Dienstreise entstehen. Hierfür gibt es in Deutschland pauschale Tagessätze, die je nach Dauer der Abwesenheit variieren:

• Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro

Diese Pauschalen gelten unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten und sollen die zusätzlichen Aufwendungen für Mahlzeiten ausgleichen. Im Ausland können diese Pauschalen je nach Reiseziel höher ausfallen, angepasst an die landestypischen Kosten.

Reisenebenkosten: Die oft übersehenen Ausgaben

Reisenebenkosten sind alle zusätzlichen Ausgaben, die während der Dienstreise anfallen und nicht unter Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten fallen. Dazu gehören:

• Kosten für Telefonate und Internetnutzung
• Gebühren für Gepäckaufbewahrung
• Visagebühren
• Kosten für beruflich bedingte Eintritte und Veranstaltungen

Auch diese Kosten müssen durch Belege nachgewiesen werden, um eine Erstattung oder steuerliche Absetzung zu ermöglichen.

Dienstreisen ins Ausland: Was Sie wissen müssen

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten oft andere Regelungen und Pauschalen. Diese sind je nach Reiseziel und den landestypischen Kosten unterschiedlich. Für viele Länder gibt es festgelegte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten, die im Vergleich zu den inländischen Sätzen oft höher sind. Beispielsweise kann der Verpflegungsmehraufwand in New York oder Tokio deutlich höher sein als in einer deutschen Stadt.

Es ist ratsam, sich vor der Reise über die geltenden Pauschalen und Regelungen zu informieren, um eine korrekte Abrechnung gewährleisten zu können. Zudem sollte der Arbeitgeber im Vorfeld über die geplanten Kosten und den Reiseumfang informiert werden.

Reisekosten steuerlich absetzen: So geht es richtig

Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht erstattet, können diese als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden. Hierfür ist es wichtig, alle relevanten Belege und Quittungen aufzubewahren und korrekt zu dokumentieren. Zu den absetzbaren Kosten gehören:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Die Absetzung erfolgt durch die Angabe der Kosten in der Steuererklärung, ergänzt um die entsprechenden Belege. Es ist empfehlenswert, sich bei Unsicherheiten von einem Steuerberater unterstützen zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Kosten korrekt und vollständig geltend gemacht werden.

Fazit: Eine sorgfältige Dokumentation ist das A und O

Die korrekte und vollständige Abrechnung von Reisekosten ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Eine sorgfältige Dokumentation und die Einhaltung der geltenden Regelungen und Pauschalen helfen dabei, Missverständnisse und finanzielle Nachteile zu vermeiden. Ob im Inland oder bei Auslandsreisen, eine präzise Reisekostenabrechnung trägt dazu bei, dass alle anfallenden Kosten korrekt erstattet oder steuerlich abgesetzt werden können.