Häufige Fehler bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung kann einfacher sein, als viele denken. Um typische Fehler zu vermeiden, muss man sich jedoch vorab mit der Thematik auseinandersetzen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich daher: „Wie führe ich eine Zeiterfassung richtig ein?“ und „Auf was muss ich dabei achten?“. Wenn man weiß, worauf es ankommt, ist die Umstellung stressfrei und unkompliziert. Dazu gehört beispielsweise das Vermeiden typischer Einstiegsfehler.

Fehler 1: Die Zeiterfassungspflicht auch nach dem BAG-Urteil nicht ernst nehmen

Die Zeiterfassung ist in Deutschland Pflicht! Dies wurde durch das jüngst gefällte Urteil des BAG und des Europäischen Gerichtshofs aus 2019 deutlich gemacht. Daher muss die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten unverzüglich, eindeutig und nachvollziehbar erfolgen.

Wird dieser Pflicht nicht Folge geleistet, kann es zu Konsequenzen in Form von Bußgeldern oder sogar Freiheitsstrafen kommen - auch wenn lediglich ein Verdacht vorliegt. Aus diesem Grund empfehlen wir die Einführung einer professionellen, zertifizierten Softwarelösung mit Hardware von Datafox.

Fehler 2: Auf eine reine Smartphone/Browser-Lösung zur Zeiterfassung setzen

Es kann verlockend sein, die Arbeitszeiten über eine Smartphone- oder Browser-Lösung zu erfassen. Es gibt viele Apps und günstige Lösungen auf dem Markt. Dennoch ist dies für die meisten Unternehmen nicht die beste Option. Wir erklären, warum es besser ist, ein Terminal zur Zeiterfassung zu nutzen und welche Vorteile damit verbunden sind.

Wo und wie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen, ist entscheidend. Es ist wichtig zu bedenken, ob jeder Mitarbeiter über einen PC verfügt. In Bürogebäuden ist das normalerweise der Fall, doch in Fertigungsbetrieben, Krankenhäusern oder Friseursalons kann dies anders sein. Daher muss die Lösung für jedes Unternehmen individuell angepasst werden.

Achtung: Ab dem Betreten des Firmengeländes beginnt die Arbeitszeit! Daher ist es schwierig, direkt am PC zu Beginn und am Ende der Arbeit zu buchen. Ob eine App- oder Browser-Lösung in Ihrem Unternehmen praktikabel ist, kann erst im Nachgang bzw. in der Praxis beurteilt werden.

Fehler 3: Sie achten bei der Auswahl und Einführung der Zeiterfassungsgeräte nur auf den Preis

In einer Zeit, in der sich die Kosten immer mehr in die Höhe schrauben, ist es für Unternehmen wichtig, kostengünstige Entscheidungen zu treffen. Allerdings ist es ein großer Fehler, bei der Auswahl und Einführung von Zeiterfassungsgeräten nur auf den Preis zu achten.

Gerade um kostenbewusst wirtschaften zu können, ist die Einführung einer Zeiterfassungslösung eine notwendige Investition. Personalkosten machen oft 30-50% der Gesamtkosten aus, weshalb es besonders wichtig ist, diese korrekt zu erfassen.

Die Auswahl eines guten Anbieters ist entscheidend, da dieser den Einführungsprozess unterstützen und sicherstellen kann, dass das System reibungslos funktioniert. Ein guter Anbieter wird Ihnen ein benutzerfreundliches System anbieten, das Ihnen bei der Erfassung und Verwaltung von Daten hilft. Er wird auch eine umfassende Schulung zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassungslösung richtig nutzen.

Auch die Hardware ist wichtig. Sie sollten sicherstellen, dass Sie qualitativ hochwertige Hardware erwerben, da diese eine längere Lebensdauer hat und Ihnen einen längerfristigen Nutzen bringt. Es ist auch ratsam, nach Geräten zu suchen, die einfach zu installieren und zu warten sind. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Kosten im Auge zu behalten.

Es ist wichtig zu bedenken, dass eine Investition in Zeiterfassungsgeräte nicht nur dazu dient, Kosten zu senken, sondern auch die Produktivität zu steigern. Dies liegt daran, dass die Mitarbeiter leichter erkennen können, welche Aufgaben erledigt werden müssen, und mehr Zeit haben, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Mögliche Probleme bei einer reinen Terminallösung zur Arbeitszeiterfassung

Wenn man sich für eine reine Terminal-Lösung (die klassische „Stechuhr“) zur Arbeitszeiterfassung entscheidet, gibt es einige Probleme, die man beachten muss.

In erster Linie denken wir z.B. an Mitarbeiter, die im Home-Office sind und zuhause keinen Zugriff auf ein Zeiterfassungsterminal haben. Aber nicht nur von zuhause Arbeitende, auch mobile oder remote Arbeitsmodelle sind auf eine Cloud-basierte Zeiterfassungsmethode angewiesen, da sie sich jederzeit von überall in das Tool einwählen können. Da in der heutigen Zeit kaum ein Unternehmen auf flexible Arbeitszeitmodelle verzichten kann, sind Softwarelösungen nahezu unumgänglich.

Darüber hinaus gibt es möglicherweise einige wichtige Features, die fehlen oder die zeitweise nicht zur Verfügung stehen. Mit einer Browser-basierten Lösung lassen sich An- und Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Krankheits- und Urlaubstage immer und von jedem Rechner aus in Echtzeit auslesen und analysieren.

Zum Einstieg in das Thema Zeiterfassung eignen sich Software-Lösungen sehr gut, da sie bereits vorhandene Infrastrukturen nutzen und keine zusätzliche Hardware angeschafft werden muss. Das macht diese Lösung schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen umsetzbar.

Es gibt jedoch einige Faktoren, die ebenso für ein physisches Zeiterfassungsterminal (wie beispielsweise von Datafox) sprechen. Unsere Empfehlung lautet daher, die Vorteile beider Methoden zu kombinieren.

Vorteile von Apps und Browser-Lösungen mit Terminals kombinieren

Die Erfassung von Arbeitszeiten mittels Online-Methoden kann in der Anwendung ebenfalls mit einigen Hürden verbunden sein. 

Dies ist z.B. der Fall bei Handwerkern und Außendienstmitarbeitern, die keinen PC bei Ihrer täglichen Arbeit nutzen oder Zugang dazu haben. Die Alternative – seine Zeiten mit dem privaten Handy zu erfassen – ist für viele dieser Berufsgruppen keine Option.

Zunächst möchten viele Mitarbeiter nicht, dass ihr privates Handy im beruflichen Umfeld verwendet wird. Sie sind der Ansicht, dass ihr privater Bereich von ihrem beruflichen getrennt bleiben sollte.

Für Mitarbeiter, die nicht Deutsch lesen und schreiben können, kann eine Smartphone/Browser-Lösung zur Arbeitszeiterfassung schwer bedienbar sein.

In Anbetracht dieser Probleme ist es wichtig, dass man bei der Auswahl des richtigen Tools zur Arbeitszeiterfassung alle möglichen Probleme berücksichtigt. Nur so kann man sicherstellen, dass die Lösung effizient und sicher ist und alle Mitarbeiter gleichermaßen bedient werden.

Daher empfehlen wir Ihnen, die Mankos beider Zeiterfassungsarten auszugleichen, indem man beides miteinander kombiniert: Hardware-Terminals, wie z.B. von Datafox und Online-Lösungen wie Smartphone-Apps oder Browserprogramme, um die digitale Erfassung der Arbeitszeit zu ermöglichen