HR Software Implementierung [Checkliste & Downloads]

In 5 Schritten HR Software erfolgreich implementieren

Hier finden Sie Teil 1: HR Software Suche

Hier finden Sie Teil 2: HR Software Auswahl

Dies ist Teil 3 unseres ausführlichen Guides zur Implementierung einer HR Software, über die HR Software Implementierung

Die Implementierung einer neuen HR-Software kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Doch mit guter Planung und Vorbereitung lässt sich diese Herausforderung bewältigen. Hier sind fünf Schlüsselschritte, die Ihnen dabei helfen können.

1. Projektplan definieren

Welche Meilensteine sollen in welchem Zeitraum erreicht werden?

Der erste Schritt zur erfolgreichen Implementierung einer HR-Software ist die Definition eines detaillierten und realistischen Projektplans. Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie dabei beachten sollten:

• Zielsetzung: Definieren Sie klar, was Sie mit der Umsetzung der HR-Software erreichen wollen. Dies könnte beispielsweise die Automatisierung bestimmter HR-Prozesse oder die Verbesserung der Datenverwaltung sein.

• Meilensteine: Legen Sie fest, welche Meilensteine im Laufe des Projekts erreicht werden sollen. Diese Meilensteine könnten beispielsweise die Auswahl der Software, die Konfiguration des Systems oder die Schulung der Mitarbeiter sein.

• Zeitplan: Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan für die Erreichung dieser Meilensteine. Beachten Sie dabei sowohl interne Faktoren (wie andere Projekte oder Aufgaben, die parallel laufen) als auch externe Faktoren (wie Feiertage oder geplante Ausfallzeiten).

• Interne Kommunikation: Ein wichtiger Aspekt im Planungsprozess, neben der Implementierung der Software auch die zugehörige interne Kommunikation über die einzelnen Implementierungsschritte genauso mit zu denken und zu planen.

Je nach Unternehmenskultur und Personalabteilung kann die Implementierung einer neuen Anwendung auf Gegenwind stoßen. Manche Arbeitskraft mag Ängste entwickeln, fortan als überflüssig zu gelten. Deswegen spielt die interne Kommunikation bei der Anschaffung einer neuen HR Software eine zentrale Rolle. Mitarbeiter in Personalabteilungen müssen behutsam und intensiv über die Vorteile und Funktionalitäten der Anwendung aufgeklärt werden.

Best Practices für die Erstellung eines Projektplans beinhalten eine gründliche Vorabforschung und Planung, regelmäßige Updates und Anpassungen des Plans sowie eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten.

Vermeiden Sie es, unrealistische Ziele zu setzen oder den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben zu unterschätzen. Dies kann zu Verzögerungen und Frustration im Team führen.

Mögliche Probleme können sich aus unvorhergesehenen Hindernissen wie technischen Schwierigkeiten, mangelnder Unterstützung von Führungskräften oder Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen ergeben. Es ist wichtig, diese Risiken von Anfang an zu berücksichtigen, auch zeitlich einzuplanen sowie ausreichend Kommunikations- und Abstimmungsschleifen mitzudenken.

2. Projektteam festlegen

Welche Kompetenzen und Kapazitäten sind für die Implementierung erforderlich?

Ein effektives Team ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Implementierung von HR-Software. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beim Zusammenstellen Ihres Teams beachten sollten:

• Kompetenzen: Das Team sollte aus Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen bestehen. Dazu gehören IT-Experten mit technischem Know-how (um das System zu konfigurieren und anzupassen), HR-Profis mit Personalmanagement-Expertise (um sicherzustellen, dass das System den Anforderungen des HR-Bereichs gerecht wird) sowie Kenntnisse in Projektmanagement und Change Management (um den Implementierungsprozess effektiv zu steuern).

• Verantwortlichkeiten: Es sollte im Vorfeld klar sein, wer für welche Aufgaben innerhalb des Implementierungsprozesses verantwortlich ist. In diesem Zug sollte ebenfalls festlegt sein, wann welches To Do in den Verantwortlichkeitsbereit der Person rückt. Diese Person sollte dafür sorgen, dass der betreffende Meilenstein termingerecht erreicht wird.

• Kapazitäten: Die Größe des Teams und die benötigten Kapazitäten hängen von der Größe und Komplexität des Projekts ab. Stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen für alle Phasen des Projekts, von der Planung bis zur Nachbereitung, vorhanden sind.

Best Practices bei der Zusammenstellung eines Projektteams umfassen die frühzeitige Einbindung aller relevanten Interessengruppen, eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie regelmäßige Teamtreffen zur Überprüfung des Fortschritts.

Vermeiden Sie es, Personen ohne relevante Erfahrung oder Kenntnisse in das Team aufzunehmen oder die Verantwortung für das gesamte Projekt auf eine einzige Person zu übertragen.

Mögliche Probleme können sich aus mangelnder Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten innerhalb des Teams oder mangelndem Engagement einzelner Teammitglieder ergeben. Es ist wichtig, ein offenes und kooperatives Arbeitsklima zu fördern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten.

3. Prozesse und Anforderungen definieren

Welche Workflows, Berechtigungen und Vorlagen sind notwendig?

Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie sich gründlich überlegen, welche Prozesse die HR-Software abdecken soll und welche Anforderungen diese erfüllen muss.

• Workflows: Die sind die Kernprozesse in Ihrem HR-Bereich, wie etwa Rekrutierung, Personalentwicklung, Gehaltsabrechnung oder Zeitmanagement. Jeder dieser Workflows hat spezielle Anforderungen, die in der Software abgebildet werden müssen. Wie man ein Lastenheft erstellt und Cases, also Anwendungsfälle, definiert, haben wir ausführlich im ersten Teil des Blog-Posts erörtert.

• Berechtigungen: Sie müssen festlegen, wer Zugang zu welchen Informationen im System hat. Dabei sollten Sie Datenschutzbestimmungen und die Notwendigkeit zur Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit bestimmter Informationen berücksichtigen.

• Vorlagen: Diese können Ihnen dabei helfen, standardisierte Prozesse zu etablieren und die Effizienz zu steigern. Welche Vorlagen sollen ins Tool eingebunden werden? Gibt es bereits interne Dokumente, die in den neuen Software-Prozess eingefügt werden sollen? Denken Sie dabei an Vorlagen für Stellenanzeigen, Arbeitsverträge oder Mitarbeiterbewertungen.

Best Practices umfassen u.a. eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen HR-Prozesse und -Anforderungen, die Einbindung von Endbenutzern in die Definition von Anforderungen und das Streben nach Standardisierung und Automatisierung wo immer möglich.

Mögliche Probleme können auftreten, wenn bestimmte Anforderungen übersehen werden oder wenn die definierten Workflows und Berechtigungen in der Praxis nicht funktionieren. Hier kann eine genaue Vorabplanung und das Pilotieren von Prozessen helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

4. System konfigurieren

Wurden alle Workflows, Berechtigungen und Vorlagen erfolgreich getestet?

Nachdem Sie die Anforderungen definiert haben, ist der nächste Schritt, das System entsprechend zu konfigurieren und zu testen.

Alle definierten Workflows, Berechtigungen und Vorlagen sollten gründlich in einer ausreichenden Testing-Phase auf Herz und Nieren geprüft werden. Stellen Sie sicher, dass das System so funktioniert, wie es sollte, und dass alle Prozesse ordnungsgemäß ablaufen.

Best Practices für diesen Schritt umfassen ausführliche Tests in einer sicheren Testumgebung, die Durchführung von Pilotprojekten zur Überprüfung der Konfiguration im Live-Betrieb und die Dokumentation aller Testergebnisse und notwendigen Anpassungen.

Vermeiden Sie es, das System zu früh live zu schalten ohne ausreichende Tests durchgeführt zu haben. Dies kann zu schwerwiegenden Problemen im Betrieb führen.

Mögliche Probleme können technischer Natur sein (z.B. Softwarebugs oder -fehler) oder auf eine falsche Konfiguration zurückzuführen sein. Ein gründliches Testing hilft dabei, solche Probleme frühzeitig aufzudecken und zu beheben. Beachten Sie allerdings auch, dass möglicherweise nicht alle Probleme im Voraus entdeckt werden können und ein gewisser Spielraum für Anpassungen nach dem Livegang eingeplant werden sollte.

5. System live stellen

Können alle Benutzer nach dem Rollout problemlos mit dem System arbeiten?

Sobald das System vollständig konfiguriert und getestet wurde, kann es in Betrieb genommen werden. In dieser Phase ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Benutzer problemlos mit dem System arbeiten können. Diese Punkte sind für einen reibungslosen Wechsel unerlässlich:

• Datenmigration: Die Datenmigration ist der Prozess, bei dem Daten vom alten in das neue System übertragen werden. Dies sollte sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste oder -beschädigungen zu vermeiden. Es ist empfehlenswert, vor der Migration eine vollständige Datensicherung durchzuführen und sicherzustellen, dass die Daten nach der Übertragung genau und vollständig sind. Bei der Datenmigration sollten Sie auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigen. Je nach Art der personenbezogenen Daten, die übertragen werden, müssen bestimmte Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

• Schulung der Mitarbeiter: Der Software-Anbieter sollte ein umfassendes Schulungsprogramm bereitstellen. Dieses sollte alle Aspekte des neuen Systems abdecken - von grundlegenden Funktionen bis hin zu komplexeren Aufgaben. Berücksichtigen Sie dabei auch die spezifischen Rollen und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter. Im Idealfall finden dabei verschiedene Schulungsformate Anwendung, da Menschen auf unterschiedliche Weise lernen. Einige bevorzugen persönliche Schulungen, während andere besser mit Online-Tutorials oder Handbüchern zurechtkommen. Durch die Verwendung verschiedener Formate können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter das Training erhalten, das am besten zu ihnen passt. Für die Schulungen sollte genügend Zeit eingeplant sein. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um das neue System zu erlernen und sich damit vertraut zu machen.

• Effektiver Support: Besonders in der ersten Zeit ist ein engmaschiger Support wichtiger denn je. Nicht jeder wird das System auf Anhieb im gedachten Umfang nutzen können. Nach Abschluss der initialen Schulung kann den Mitarbeitern Unterstützung in Form von regelmäßigen Auffrischungskursen, FAQ-Bereichen auf Ihrer Website oder einem Helpdesk angeboten werden.

• Feedback sammeln: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen mit dem Training und dem neuen System. Dieses Feedback kann Ihnen helfen, zukünftige Schulungen zu verbessern und eventuelle Probleme mit dem System zu identifizieren.

Best Practices für den Rollout und die Übergangsphase umfassen die Durchführung von Pilotprojekten zur Überprüfung des neuen Systems im Livebetrieb, die Schulung der Mitarbeiter auf dem neuen System vor dem Livegang und die Verfügbarkeit von technischem Support während und nach der Übergangsphase.

Vermeiden Sie es, das System ohne ausreichende Vorbereitung oder Unterstützung für die Mitarbeiter live zu schalten. Dies könnte zu Verwirrung, Frustration und einer geringeren Akzeptanz des neuen Systems führen.

Mögliche Probleme können technische Schwierigkeiten während der Datenmigration, Widerstand der Mitarbeiter gegen das neue System oder Schwierigkeiten bei der Anpassung an neue Prozesse und Abläufe sein. Es ist wichtig, diese Probleme schnell zu adressieren und Lösungen bereitzustellen, um den reibungslosen Betrieb des Systems und die Zufriedenheit der Benutzer zu gewährleisten.

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