HR Software Implementierung [Checkliste & Downloads]

In 7 Schritten HR Software erfolgreich implementieren

Hier finden Sie Teil 1: HR Software Suche

Hier finden Sie Teil 2: HR Software Auswahl

Dies ist Teil 3 unseres ausführlichen Guides zur Implementierung einer HR Software, über die HR Software Implementierung

Die Implementierung einer neuen HR-Software kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Doch mit guter Planung und Vorbereitung lässt sich diese Herausforderung bewältigen. Hier sind sieben Schlüsselschritte, die Ihnen dabei helfen können.

1. Projektplan definieren

Welche Meilensteine sollen in welchem Zeitraum erreicht werden?

Eine gut durchdachte Planung ist der erste Schritt zur erfolgreichen Implementierung einer HR Software. Ein strukturierter Projektplan stellt sicher, dass alle Meilensteine termingerecht erreicht werden und das System optimal in bestehende HR-Prozesse integriert wird. Hier sind die wesentlichen Aspekte, die Sie beachten sollten:

• Zielsetzung: Legen Sie klare Ziele für die Implementierung der HR Software fest. Möchten Sie HR-Prozesse automatisieren, die Datenverwaltung verbessern oder die Effizienz der Personalabteilung steigern? Eine präzise Zielsetzung erleichtert die strategische Planung.

• Meilensteine: Definieren Sie zentrale Meilensteine des Projekts, wie beispielsweise die Auswahl der passenden HR-Software, die Konfiguration des Systems oder die Schulung der Mitarbeiter sein.

• Zeitplan: Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan für die Umsetzung dieser Meilensteine. Berücksichtigen Sie sowohl interne Ressourcen und parallele Projekte als auch externe Einflussfaktoren wie Feiertage oder geplante Systemwartungen.

• Interne Kommunikation: Eine transparente und kontinuierliche Kommunikation ist essenziell, um Akzeptanz für die neue HR Software zu schaffen. Veränderungen im HR-Bereich können bei Mitarbeitern Unsicherheiten auslösen. Daher sollten alle Beteiligten frühzeitig über die Vorteile und Funktionen der Software informiert und in den Implementierungsprozess eingebunden werden.

Best Practices für die Erstellung eines Projektplans beinhalten eine gründliche Vorabforschung und Planung, regelmäßige Updates und Anpassungen des Plans sowie eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten.

Vermeiden Sie es, unrealistische Ziele zu setzen oder den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben zu unterschätzen. Dies kann zu Verzögerungen und Frustration im Team führen.

Mögliche Probleme können sich aus unvorhergesehenen Hindernissen wie technischen Schwierigkeiten, mangelnder Unterstützung von Führungskräften oder Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen ergeben. Es ist wichtig, diese Risiken von Anfang an zu berücksichtigen, auch zeitlich einzuplanen sowie ausreichend Kommunikations- und Abstimmungsschleifen mitzudenken.

2. Projektteam festlegen

Welche Kompetenzen und Kapazitäten sind für die Implementierung erforderlich?

Ein effektives Team ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung der HR Software. Dabei sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Kompetenzen: Das Team sollte aus Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen bestehen. Dazu gehören IT-Experten mit technischem Know-how (um das System zu konfigurieren und anzupassen), HR-Profis mit Personalmanagement-Expertise (um sicherzustellen, dass das System den Anforderungen des HR-Bereichs gerecht wird) sowie Kenntnisse in Projektmanagement und Change Management (um den Implementierungsprozess effektiv zu steuern).

• Verantwortlichkeiten: Es sollte im Vorfeld klar sein, wer für welche Aufgaben innerhalb des Implementierungsprozesses verantwortlich ist. In diesem Zug sollte ebenfalls festlegt sein, wann welches To Do in den Verantwortlichkeitsbereit der Person rückt. Diese Person sollte dafür sorgen, dass der betreffende Meilenstein termingerecht erreicht wird.

• Kapazitäten: Die Größe des Teams und die benötigten Kapazitäten hängen von der Größe und Komplexität des Projekts ab. Stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen für alle Phasen des Projekts, von der Planung bis zur Nachbereitung, vorhanden sind.

Best Practices bei der Zusammenstellung eines Projektteams umfassen die frühzeitige Einbindung aller relevanten Interessengruppen, eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie regelmäßige Teamtreffen zur Überprüfung des Fortschritts.

Vermeiden Sie es, Personen ohne relevante Erfahrung oder Kenntnisse in das Team aufzunehmen oder die Verantwortung für das gesamte Projekt auf eine einzige Person zu übertragen.

Mögliche Probleme können sich aus mangelnder Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten innerhalb des Teams oder mangelndem Engagement einzelner Teammitglieder ergeben. Es ist wichtig, ein offenes und kooperatives Arbeitsklima zu fördern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten.

3. Change Management bei der Einführung von HR-Software

Warum ist Change Management für HR-Software wichtig?

Die Implementierung einer HR-Software verändert bestehende HR-Prozesse, was bei Mitarbeitenden und Führungskräften auf Widerstand stoßen kann. Ohne eine gezielte Change-Strategie kann die Akzeptanz der HR-Software fehlen, was die Effizienz erheblich beeinträchtigt.

Schlüsselfaktoren für erfolgreiches Change Management bei HR-Software:

• Frühzeitige und transparente Kommunikation: Mitarbeitende müssen rechtzeitig über die Vorteile der neuen HR Software informiert werden. Regelmäßige Updates zum Projektfortschritt über E-Mail, Meetings oder das Intranet fördern Vertrauen und Akzeptanz. Führungskräfte sollten den Wandel aktiv unterstützen.

• Key User und Multiplikatoren einbinden: Erfahrene Mitarbeitende als Key User ausbilden, die die HR Software intensiv nutzen und Kollegen unterstützen. Dies baut Unsicherheiten ab und erleichtert den Rollout erheblich.

• Schulungen an verschiedene Lernbedürfnisse anpassen: Präsenztrainings und Webinare vermitteln praxisnahe Anwendungsszenarien der HR Software, während E-Learning-Module und interaktive Tutorials flexible Schulungsmöglichkeiten bieten.

• Widerständen aktiv begegnen: Ängste über Automatisierung und Arbeitsplatzsicherheit sollten offen thematisiert werden. Konkrete Vorteile wie reduzierte manuelle Aufgaben und eine verbesserte Übersicht über HR-Prozesse müssen hervorgehoben werden.

• Pilotphasen und schrittweise Einführung nutzen: Eine erste Testphase mit einer kleinen Nutzergruppe ermöglicht die frühzeitige Erkennung potenzieller Fehler. Anschließend kann die HR Software schrittweise auf alle Abteilungen ausgerollt werden.

4. Prozesse und Anforderungen definieren

Welche Workflows, Berechtigungen und Vorlagen sind notwendig?

Bevor Sie die HR Software implementieren, sollten Sie genau festlegen, welche Prozesse sie unterstützen soll und welche Anforderungen erfüllt werden müssen.

• Workflows: Workflows bilden das Herzstück der HR Software. Dazu gehören zentrale HR-Prozesse wie Rekrutierung, Personalentwicklung, Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement. Jeder dieser Workflows hat spezifische Anforderungen, die in der Software abgebildet werden müssen. Ein detailliertes Lastenheft hilft, alle relevanten Prozesse zu definieren und mögliche Anwendungsfälle zu strukturieren. Eine Anleitung findest du in unserem ersten Teil der Blog-Post Reihe. 
  
  

• Berechtigungen: Legen Sie fest, welche Nutzergruppen Zugriff auf bestimmte Informationen innerhalb der HR Software haben. Dabei sollten Sie besonders auf Datenschutzbestimmungen und die Vertraulichkeit sensibler Daten achten. Typische Berechtigungsstufen könnten sein:

• Vorlagen: Diese können Ihnen dabei helfen, standardisierte Prozesse zu etablieren und die Effizienz zu steigern. Welche Vorlagen sollen ins Tool eingebunden werden? Gibt es bereits interne Dokumente, die in den neuen Software-Prozess eingefügt werden sollen? Denken Sie dabei an Vorlagen für Stellenanzeigen, Arbeitsverträge oder Mitarbeiterbewertungen.

Best Practices umfassen u.a. eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen HR-Prozesse und -Anforderungen, die Einbindung von Endbenutzern in die Definition von Anforderungen und das Streben nach Standardisierung und Automatisierung wo immer möglich.

Mögliche Probleme können auftreten, wenn bestimmte Anforderungen übersehen werden oder wenn die definierten Workflows und Berechtigungen in der Praxis nicht funktionieren. Hier kann eine genaue Vorabplanung und das Pilotieren von Prozessen helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

5. System konfigurieren

Wurden alle Workflows, Berechtigungen und Vorlagen erfolgreich getestet?

Nachdem Sie die Anforderungen definiert haben, ist der nächste Schritt, das System entsprechend zu konfigurieren und zu testen.

Alle definierten Workflows, Berechtigungen und Vorlagen sollten gründlich in einer ausreichenden Testing-Phase auf Herz und Nieren geprüft werden. Stellen Sie sicher, dass das System so funktioniert, wie es sollte, und dass alle Prozesse ordnungsgemäß ablaufen.

Best Practices für diesen Schritt umfassen ausführliche Tests in einer sicheren Testumgebung, die Durchführung von Pilotprojekten zur Überprüfung der Konfiguration im Live-Betrieb und die Dokumentation aller Testergebnisse und notwendigen Anpassungen.

Vermeiden Sie es, das System zu früh live zu schalten ohne ausreichende Tests durchgeführt zu haben. Dies kann zu schwerwiegenden Problemen im Betrieb führen.

Mögliche Probleme können technischer Natur sein (z.B. Softwarebugs oder -fehler) oder auf eine falsche Konfiguration zurückzuführen sein. Ein gründliches Testing hilft dabei, solche Probleme frühzeitig aufzudecken und zu beheben. Beachten Sie allerdings auch, dass möglicherweise nicht alle Probleme im Voraus entdeckt werden können und ein gewisser Spielraum für Anpassungen nach dem Livegang eingeplant werden sollte.

6. System live stellen

Können alle Benutzer nach dem Rollout problemlos mit dem System arbeiten?

Sobald das System vollständig konfiguriert und getestet wurde, kann es in Betrieb genommen werden. In dieser Phase ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Benutzer problemlos mit dem System arbeiten können. Diese Punkte sind für einen reibungslosen Wechsel unerlässlich:

• Datenmigration: Die Datenmigration ist der Prozess, bei dem Daten vom alten in das neue System übertragen werden. Dies sollte sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste oder -beschädigungen zu vermeiden. Es ist empfehlenswert, vor der Migration eine vollständige Datensicherung durchzuführen und sicherzustellen, dass die Daten nach der Übertragung genau und vollständig sind. Bei der Datenmigration sollten Sie auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigen. Je nach Art der personenbezogenen Daten, die übertragen werden, müssen bestimmte Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

• Schulung der Mitarbeiter: Der Software-Anbieter sollte ein umfassendes Schulungsprogramm bereitstellen. Dieses sollte alle Aspekte des neuen Systems abdecken - von grundlegenden Funktionen bis hin zu komplexeren Aufgaben. Berücksichtigen Sie dabei auch die spezifischen Rollen und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter. Im Idealfall finden dabei verschiedene Schulungsformate Anwendung, da Menschen auf unterschiedliche Weise lernen. Einige bevorzugen persönliche Schulungen, während andere besser mit Online-Tutorials oder Handbüchern zurechtkommen. Durch die Verwendung verschiedener Formate können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter das Training erhalten, das am besten zu ihnen passt. Für die Schulungen sollte genügend Zeit eingeplant sein. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um das neue System zu erlernen und sich damit vertraut zu machen.

• Effektiver Support: Besonders in der ersten Zeit ist ein engmaschiger Support wichtiger denn je. Nicht jeder wird das System auf Anhieb im gedachten Umfang nutzen können. Nach Abschluss der initialen Schulung kann den Mitarbeitern Unterstützung in Form von regelmäßigen Auffrischungskursen, FAQ-Bereichen auf Ihrer Website oder einem Helpdesk angeboten werden.

• Feedback sammeln: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen mit dem Training und dem neuen System. Dieses Feedback kann Ihnen helfen, zukünftige Schulungen zu verbessern und eventuelle Probleme mit dem System zu identifizieren.

Best Practices für den Rollout und die Übergangsphase umfassen die Durchführung von Pilotprojekten zur Überprüfung des neuen Systems im Livebetrieb, die Schulung der Mitarbeiter auf dem neuen System vor dem Livegang und die Verfügbarkeit von technischem Support während und nach der Übergangsphase.

Vermeiden Sie es, das System ohne ausreichende Vorbereitung oder Unterstützung für die Mitarbeiter live zu schalten. Dies könnte zu Verwirrung, Frustration und einer geringeren Akzeptanz des neuen Systems führen.

Mögliche Probleme können technische Schwierigkeiten während der Datenmigration, Widerstand der Mitarbeiter gegen das neue System oder Schwierigkeiten bei der Anpassung an neue Prozesse und Abläufe sein. Es ist wichtig, diese Probleme schnell zu adressieren und Lösungen bereitzustellen, um den reibungslosen Betrieb des Systems und die Zufriedenheit der Benutzer zu gewährleisten.

3. Langfristige Optimierung der HR-Software

Warum ist eine kontinuierliche Optimierung der HR-Software wichtig?

Nach der Implementierung sollte die HR-Software regelmäßig optimiert werden, um maximale Effizienz zu gewährleisten und neue HR-Anforderungen zu berücksichtigen.

• Erfolgsmessung der HR-Software durch KPIs: Um die Wirksamkeit der HR-Software zu beurteilen, sollten Key Performance Indicators (KPIs) definiert werden, wie Bearbeitungszeit für HR-Prozesse, Nutzerakzeptanz oder Reduzierung von manueller Tätigkeiten.

• Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung der HR-Software: Software-Anbieter veröffentlichen regelmäßig neue Funktionen. Prüfen Sie, welche für Ihr Unternehmen relevant sind.

• Mitarbeiter-Feedback zur HR-Software einholen: Führen Sie regelmäßige Umfragen oder Workshops zur Zufriedenheit mit der HR-Software durch und passen Sie Prozesse oder die Software auf Basis des Feedbacks an.

• Fortlaufende Schulungen und Support für die HR-Software: Auch nach der Einführung sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um neue Funktionen der HR-Software zu vermitteln. Support-Strukturen (wie Helpdesk oder interne Ansprechpartner) stellen sicher, dass Fragen schnell geklärt werden können.

• Prozessoptimierung und Automatisierung mit der HR-Software ausbauen: Identifizieren Sie weitere HR-Prozesse, die mit der HR-Software digitalisiert oder automatisiert werden können und passen Sie kontinuierlich Workflows an, um Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

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